راهنمای کاربر IWinDoc

 

 

 

 

 

 

      

فهرست

 

راهنمای کاربر. 7

دسترسی به سیستم. 8

صفحه میزکار 9

نوار منوها 10

منوی فایل. 10

منوی ویرایش... 12

منوی ابزار 13

منوی نشانه ها 14

منوی کمک.. 15

نوار ابزار 16

شناسه کاربر. 17

نوار وضعیت.. 18

مسیر. 18

فضای کار 19

درخت واره 20

سازمان دهی. 20

عملکردهای اساسی با موس.. 21

مرورگر سند. 22

عملکردهای اساسی با موس.. 23

پنل مشخصه ها 24

عملیات پایه با اسناد و پوشه ها 27

ایجاد پوشه. 28

پیدا کردن پوشه. 29

پیدا کردن  سند. 30

افزودن  اسناد. 31

ویزارد (برنامه هوشمند برای هدایت کاربر) 34

تغییر نام. 36

جابجایی. 37

کپی. 38

افزودن نشانه. 40

تنظیم خانه. 41

حذف.. 42

میانبرهای کلمات کلیدی.. 43

آپلود از میزکار رایانه. 44

اسکنر. 45

تغییر اندازه ی جداکننده سیستم. 46

ویرایش سند (بررسی) 46

انصراف (لغو ویرایش) 47

بروزرسانی یک فایل (ثبت) 48

قفل. 50

قفل گشا 51

دانلود یک سند. 52

افزودن یک فرا داده به سند (گروه مشخصه) 53

حذف یک فرا داده از سند (گروه مشخصه) 55

افزودن کلمات کلیدی.. 55

افزودن  رسته. 57

ارسال لینک سند. 60

انتخاب و عدم انتخاب سریع. 61

حذف گروهی. 62

جابجایی گروهی. 62

کپی گروهی. 64

افزودن نکته به صورت گروهی. 65

افزودن رسته به صورت گروهی. 65

افزودن کلمه ی کلیدی به صورت گروهی. 65

افزودن فراداده به صورت گروهی. 65

ستون های اضافی. 66

صفحه بندی.. 67

رسته ها 68

نمایش فراداده 70

تزاروس.. 72

اسناد من. 74

فرم ها 75

رایانامه. 77

کپی سند پیوست شده به رایانامه. 79

دانلود سند پیوست شده به رایانامه. 79

سطل زباله. 79

مجوز دسترسی. 80

جستجو. 81

جستجوی سریع. 83

ایجاد یک جستجو. 84

باز کردن مکان یک سند. 84

باز کردن مکان یک پوشه. 85

ذخیره سازی جستجو. 86

ذخیره سازی جستجو به عنوان خبر کاربر. 87

اجرای یک جستجوی ذخیره شده 87

جستجوی پیشرفته. 88

داشبورد. 90

من. 92

رایانامه. 93

اخبار 93

برترین‌ها 95

گردش‌کار 96

فعالیت باقی‌مانده‌ی گردش‌کار 96

نگاشت کلمات کلیدی.. 98

دانش‌نامه. 101

تبادل نظر. 108

پیام رسانی. 114

رصد های پیشنهاد شده 115

اعلان رصدهای پیشنهادشده 116

رصدهای پیشنهادی کاربر پایانی. 117

پیشنهاد جستجوهای اشتراکی. 118

اعلان جستجوهای پیشنهاد شده 119

جستجوهای پیشنهاد شده 120

ارسال پیام ها 121

اعلان پیام جدید. 122

پیام های دریافتی. 123

پیام های ارسالی. 124

خدمات اعلان. 125

خدمات رصد. 126

تنظیمات کاربر. 126

کمک.. 127

Microsoft Office Addin. 128

Outlook Add-in. 128

Word Add-in. 129

Excel Add-in. 129

PowerPoint Add-in. 129

Outlook Add-in. 129

تنظیمات IWinDoc Add-in. 130

وارد کردن رایانامه به IWinDoc. 131

Word Add-in. 131

تنظیمات IWinDoc Add-in. 132

آپلود فایل جدید. 134

ویرایش یک سند IWinDoc. 135

Excel Add-in. 135

تنظیمات IWinDoc Add-in. 136

آپلود فایل جدید. 138

ویرایش یک سند IWinDoc. 139

PowerPoint Add-in. 139

تنظیمات IWinDoc Add-in. 140

آپلود فایل جدید. 142

ویرایش یک سند IWinDoc. 143

ماکرو 143

دانلود با محدودیت.. 144

منگنه. 147

نمایش اتوکد. 149

نوار ابزار 149

مهر. 153

مهر کردن یک سند. 153

مدیریت مهر. 154

امضای دیجیتال. 156

رمزگذاری سند. 156

تماس ها 156

محدودیت ها 156

مدیریت تماس ها 157

مدیریت تماس  از پنل مشخصه ها 161

تب گزارش فعالیت.. 163

هماهنگ سازی تماس ها گوگل. 164

Zoho. 166

Google docs. 166

انقضای سند. 166

ویرایش مستقیم. 168

ادغام فایل ها 169

کنفرانس... 170

توصیف آیکونهای کنفرانس... 175

نوار ابزار وایت برد. 176

کنفرانس های عمومی. 176

کنفرانس های خصوصی. 176

اتاقهای محدود شده 177

اتاقهای مصاحبه. 178

 

 

       

 

                                                           

راهنمای کاربر

راهنمای کاربر

IWinDoc ابزاری است برای مدیریت اسنادی که در یک شرکت به وجود می‌آیند. این برنامه دسترسی به کل محیط سازمان را بهبود می‌بخشد و سعی بر کنترل تکرار بیش از حد لزوم اطلاعات دارد.

IwinDoc راه حلی برای موارد زیر فراهم می‌آورد:

·       کنترل حجم رو به رشد اطلاعاتی که باید مدیریت شوند.

·       پایان دادن به گوناگونی منابع ذخیره اطلاعات

·       جلوگیری از تکرار اطلاعات

·       دستیابی به اطلاعات معتبر، از طریق کنترل نسخه‌های سند

·       کاهش زمان و منابع مورد استفاده برای استقرار اطلاعات

·       پرهیز از آشکار شدن اطلاعات یا دسترسی نابه‌جا توسط کاربران

·       محدود کردن دسترسی کاربران غیر مجاز به اطلاعات

 

از طریق سیستم IWinDoc، قادر به دستیابی و یافتن اطلاعات مرتبط و مفید در کمترین زمان ممکن، برای حل مشکلات و تصمیم‌گیری درست خواهیم بود.

IWinDoc به بهبود فرآیندهای سازمان، ادغام کارهای متعارف (کارهای وابسته به هم) به یک ابزار منحصرکمک می‌کند و به بخشهای متفاوت سازمان امکان کنترل و نظارت بر دسترسی پارامتری به اطلاعات را می‌دهد.

 

 

دسترسی به سیستم

دسترسی به سیستم

 دسترسی به سیستم از طریق یک مرورگر وب اجرا می شود که برای استفاده از آن، این مرورگر از URL  استفاده می‌کند. در صفحه دسترسی، باید نام کاربری (ورود) و رمز عبوری که توسط مدیریت سیستم فراهم می‌شود، وارد شود.

 

 

 

 

صفحه میزکار

صفحه میزکار

 

در دسترسی به سیستم، یک میزکار به همراه پنج فضای‌کار مشخص نمایش داده می‌شود: گزینه های منو، نوار ابزار، درخت پوشه‌ها (درخت واره)، مرورگر سند و مشخصه‌های سند و همین طور اطلاعات کاربری که در آن زمان متصل شده است.

 

 

 

 

نوار منوها

نوار منوها

نوار منوها از تمامی فهرست‌های گزینش کرکره ای به همراه گزینه‌های مختلف آنها شکل گرفته است. اگر گزینه‌ای در یک منو به رنگ خاکستری کمرنگ باشد، دسترسی به این گزینه امکان پذیر نمی‌باشد.

منوی فایل

 

جزئیات عملکرد هر آیکون:

·         پیدا کردن پوشه مورد نظر

·         پیدا کردن سند

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\add_folder.gif  ایجاد یک پوشه جدید

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\add_document.gif  افزودن سند جدید

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\download.gif  دانلود سند

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\download_pdf.gif  دانلود فایل به صورت PDF

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\send_document_link.gif  ارسال لینک سند

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\send_document_attachment.gif  ارسال پیوست(ضمیمه) سند

·         ایجاد مطابق فرم

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\export.gif  ارسال به zip

·         شروع گردش‌کار

·       نوسازی صفحه

·         اسکنر

·         آپلودکننده‌ی فایل‌

·       بازیابی عناصر( پوشه، سند، رایانامه )

·       خالی کردن

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\purge_trash.gif  خالی کردن سطل آشغال

·       Description: E:\projects\java\iwindoc-1.0\target\IWinDoc\WEB-INF\classes\com\iwindoc\frontend\public\img\icon\menu\exit.gif  خروج از برنامه

منوی ویرایش

 

جزئیات عملکرد هر آیکون:

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\lock.gif  قفل سند

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\unlock.gif  قفل گشا (بازگشایی سند)

·       Description: E:\projects\java\iwindoc-1.0\src\main\webapp\frontend\img\icon\actions\edit_document.png  ویرایش سند (بررسی)

·       Description: E:\projects\java\iwindoc-1.0\target\IWinDoc\WEB-INF\classes\com\iwindoc\frontend\public\img\icon\actions\checkin.gif  بروزرسانی (آپلود سند اصلاح شده)

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\cancel_checkout.gif  انصراف (لغو ویرایش سند)

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\delete.gif  حذف (جابجایی سند به سطل زباله کاربر)

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\copy.gif  کپی سند

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\move_document.gif  جابجایی سند

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\rename.gif  تغییر نام سند

·         افزودن نکته

·         افزودن رسته به عناصر

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\book_add.png  افزودن کلمه‌ی کلیدی به عناصر

·         افزودن فراداده به عناصر

·         حذف فراداده

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\add_subscription.gif  افزودن رصد

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\remove_subscription.gif  حذف رصد

 

منوی ابزار

          

جزئیات عملکرد هر آیکون:

·       user_preferences  تنظیمات کاربر

·         تماسها

·         پیام رسانی

·         ← دراپ باکس

·        zoho

·         ← ویرایش مستقیم

·         ←ویرایش HTML

منوی نشانه ها

جزئیات عملکرد هر آیکون:

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\bookmark_go.gif  جهش به پوشه یا سند تنظیم شده به عنوان خانه توسط کاربر

·       Description: E:\projects\java\iwindoc-1.0\target\IWinDoc\WEB-INF\classes\com\iwindoc\frontend\public\img\icon\menu\home.gif  (تنظیم خانه ی پیش فرض) تنظیم یک عنصر(سند، پوشه رایانامه) به عنوان خانه

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\add_bookmark.gif  افزودن سند یا پوشه به فهرست نشانه

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\bookmark_edit.png  ویرایش فهرست نشانه

منوی کمک


 

جزئیات عملکرد هر آیکون:

·       documentation  پیوند به مستند سازی IWinDoc

·       bugs  پیوند به گزارش خطاها (bugs)

·       support  پیوند به فرم درخواست پشتیبانی

·       forum  پیوند به انجمن عمومی

·       brick  پیوند به نکات درهر نسخه

·        Description: E:\projects\java\iwindoc-1.0\target\IWinDoc\WEB-INF\classes\com\iwindoc\frontend\public\img\icon\menu\home.gif  پیوند به وب سایت پروژه

·       Description: E:\projects\java\iwindoc-1.0\target\IWinDoc\WEB-INF\classes\com\iwindoc\frontend\public\img\icon\menu\administration.gif  راهنمای مدیریت سایت

·       Description: E:\projects\java\iwindoc-1.0\target\IWinDoc\WEB-INF\classes\com\iwindoc\frontend\public\img\icon\menu\administration.gif  راهنمای کاربر سایت

·         درباره ی IWinDoc

 

نوار ابزار

نوار ابزار

نوار ابزار از دکمه‌هایی با عملکرد اصلی تشکیل شده است که کاربر مکرراَ از آنها استفاده خواهد کرد. همانند نوار منو، ممکن است گاهی دکمه ها به رنگ خاکستری کمرنگ باشند، که یعنی دسترسی به این گزینه ها امکان پذیر نمی‌باشد.

جزئیات عملکرد هر آیکون

·       Description: E:\projects\java\iwindoc-1.0\target\IWinDoc\frontend\img\icon\actions\find.png  پیدا کردن عناصر (سند، پوشه، رایانامه)

·       Description: Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\download.gif  دانلود سند

·       Description: Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\download_pdf.gif  دانلود به صورت فایل pdf

·       Description: Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\lock.gif  قفل سند

·       Description: Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\unlock.gif  قفل گشا (بازگشایی سند)

·       Description: Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\add_folder.gif  ایجاد پوشه جدید

·       Description: Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\add_document.gif  افزودن سند جدید

·       Description: Description: E:\projects\java\iwindoc-1.0\src\main\webapp\frontend\img\icon\actions\edit_document.png  ویرایش سند (بررسی)

·       Description: Description: E:\projects\java\iwindoc-1.0\target\IWinDoc\WEB-INF\classes\com\iwindoc\frontend\public\img\icon\actions\checkin.gif  بروزرسانی (آپلود سند اصلاح شده)

·       Description: Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\cancel_checkout.gif  انصراف (لغو ویرایش سند)

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\delete.gif  حذف

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\add_property_group.gif   افزودن گروهی از مشخصات (فرا داده) به یک سند

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\remove_property_group.gif  حذف گروهی از مشخصات (فرا داده) از یک سند

·       Description: E:\projects\java\iwindoc-1.0\target\IWinDoc\frontend\img\icon\actions\start_workflow.gif  شروع گردش‌کار

·       Description: Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\add_subscription.gif  رصد به سند یا یک پوشه اضافه می‌شود. هر گونه تغییری که انجام گیرد توسط ایمیل به کاربر اطلاع رسانی خواهد شد.

·       Description: Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\remove_subscription.gif  حذف رصد به یک سند یا پوشه

·       Description: E:\projects\java\iwindoc-1.0\war\WEB-INF\classes\com\iwindoc\frontend\public\img\icon\actions\refresh.gif  نوسازی صفحه

·       Description: Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\bookmark_go.gif  جهش به پوشه یا سند تنظیم شده به عنوان خانه توسط کاربر

·       Description: E:\projects\java\iwindoc-1.0\war\WEB-INF\classes\com\iwindoc\frontend\public\img\icon\actions\scanner.gif  اسکنر

·       Description: E:\projects\java\iwindoc-1.0\src\main\resources\com\iwindoc\frontend\public\img\icon\actions\upload.gif  آپلود کننده ی فایل

·       فرم خوان

 

 

شناسه کاربر

شناسه کاربر

در این فضا از صفحه میزکار، کاربری که به این بخش متصل شده‌است شناخته می‌شود.

در صورت شناخت یک کاربر با سمت مدیریتی، نشانگر به منظور اشاره بر اینکه عملیات تحت نظر یک "کاربر ما فوق"، بدون هیچ گونه محدودیت در دسترسی به سند انجام می‌شود، به صورت رنگی ظاهر می گردد.

 

 

 

نوار وضعیت

نوار وضعیت

در این فضا از میزکار به برخی اطلاعات عمومی مانند اندازه انبار داده استفاده شده، تعداد اسناد قفل شده، تعداد اسناد ویرایش شده، پوشه ها و اسناد رصد شده، تعداد اخبار در حالت انتظار برای خواندن و تعداد وظایف معلق گردش‌کار که برای کاربر معین شده‌اند، می‌پردازد.

در گوشه سمت چپ، یک نوار وضعیت، برای نشان دادن برخی اطلاعات به کاربران وجود دارد.

 

مسیر

مسیر

مسیر همواره مکان فعلی شما را به صورت درختی نمایش می دهد (سازمان دهی، تزاروس، اسناد من و غیره. این مسیر بستگی به دیدی دارد که در هر لحظه برای شما فعال میگردد.)

 

 

فضای کار

 

فضای کار

فضای کار به شما این امکان را می‌دهد که بین جستجو و فهرست پوشه ها و اسناد تغییراتی ایجاد کنید.

پنج تب برای دسترسی به پنج حالت در سیستم وجود دارد:

·       میزکار: بخشی برای انجام کارهای اصلی، به همراه پوشه ها و اسناد آنها ( ایجاد، افزودن، جابجایی، دانلود و... )

·       جستجو: بخشی برای جستجو عناصر موجود در IWinDoc

·       داشبورد: بخشی برای دسترسی به گردش‌کار، بازدید اسناد کاربر، بخش برترین‌ها، سرویس تولید خبر و...

·       کنفرانس: بخشی برای استفاده از امکانات کنفرانس

·       مدیریت: تسهیلات مدیریتی، فقط برای کاربران با سمت مدیریتی، در دسترس می‌باشد.

 

 

 

 

درخت واره

درخت واره

این قسمت از سیستم شامل داده های موجود و تمام منابع ورودی از طریق کاربر و سیستم می باشد که شامل هشت ساختار پوشه ای سلسله مراتبی می باشد.

·       سازمان دهی

·       تزاروس

·       نمایش فراداده

·       فرم ها

·       اسناد من

·       رایانامه

·       سطل زباله

 

 

سازمان دهی

سازمان دهی

در سمت راست میزکار، مجموعه پوشه ای که سازمان دهی نامیده می‌شود، قرار دارد. این قسمت نمایشی از انبار داده را که با پوشه ها گروه بندی شده است، نشان می‌دهد.

انواع گوناگونی از پوشه که با آیکون‌های زیر نمایان شده اند، وجود دارد:

·       Description: E:\projects\java\iwindoc-1.0\war\WEB-INF\classes\classes\com\iwindoc\extension\frontend\public\img\icon\actions\open_folder.gif  این پوشه، پوشه فرعی دیگری ندارد.

·         این پوشه، پوشه های فرعی را در بر دارد.

·       *  این پوشه فقط خواندنی می باشد و پوشه فرعی دیگری ندارد.

·       *  این پوشه فقط خواندنی می باشد و پوشه های فرعی را در بر دارد.

·       *  شما در حال رصد پوشه هستید و آن، پوشه فرعی دیگری ندارد.

·       *  شما در حال رصد پوشه هستید و آن، پوشه های فرعی را در بر دارد.

·       *  شما در حال رصد پوشه هستید و آن، پوشه فرعی دیگری ندارد و فقط خواندنی می باشد.

·       *  شما در حال رصد پوشه هستید و آن، پوشه های فرعی را در بر دارد و فقط خواندنی می باشد.

 

عملکردهای اساسی با موس

·       با فشار دادن کلیک راست موس، یک منو ظاهر می شود. در این منو گزینه هایی برای ایجاد پوشه های جدید، حذف، تغییر نام و... وجود دارد.

·       کشیدن و رها کردن، با انتخاب یک سند و یا پوشه و نگه داشتن کلیک چپ موس روی آن، می توانید سند یا پوشه را به بخشی دیگر از مجموعه ( سازمان‌دهی ) جابجا کنید.

 

 

توصیف گزینه های مختلف

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\add_folder.gif  ایجاد یک پوشه جدید

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\delete.gif  حذف پوشه

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\rename.gif  تغییر نام پوشه انتخاب شده

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\move_folder.gif  تغییر مکان پوشه انتخاب شده به موقعیت دیگری در مجموعه، به همراه همه اسناد و پوشه هایی که دربر دارد.

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\copy.gif  تکرار پوشه و محتوای آن به جایی دیگر در مجموعه ( کپی )              

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\add_document.gif  افزودن سند جدید

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\add_bookmark.png  افزودن یک پوشه یا یک سند به لیست نشانه‌ها

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\bookmark.gif  تنظیم پوشه یا سند به عنوان خانه کاربر

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\export.gif  ایجاد فایل فشرده به همراه همه محتویات پوشه، با حفظ ساختار پوشه

 

 

 

 

مرورگر سند

مرورگر سند

در قسمت بالایی میزکار، مرورگر سند دیده می شود. مرورگر سند به شما امکان بازدید فهرست اسناد و پوشه های فرعی قابل دسترس، در نقطه ای خاص از مجموعه (سازمان دهی) را می دهد.

عملکردهای اساسی با موس

·       دبل کلیک چپ روی یک پوشه، آن را باز می‌کند.

·       دبل کلیک چپ روی یک سند، آن را دنلود می‌کند.

·       کلیک راست منوی مربوطه را نمایان می‌کند.

·       کشیدن و رها کردن. با انتخاب یک سند یا پوشه و نگه داشتن کلیک چپ موس، می توان سند یا پوشه را به بخشی از مجموعه (سازمان دهی) جابجا کرد.

منوی کلیک راست

توصیف گزینه های مختلف

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\download.gif  دانلود سند

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\checkout.gif  ویرایش سند (بررسی)

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\checkin.gif  آپلود سند اصلاح شده (ثبت)

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\cancel_checkout.gif  انصراف (لغو ویرایش سند)

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\lock.gif  قفل سند

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\unlock.gif  قفل گشا (بازگشایی سند)

·         جابجایی سند به سطل آشغال کاربر

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\rename.gif  تغییر نام پوشه یا سند انتخاب شده

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\move_document.gif  تغییر مکان پوشه یا سند انتخاب شده به موقعیت دیگری در مجموعه

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\copy.gif  تکرار پوشه و محتوای آن یا سندی دیگر به جایی دیگر در مجموعه

·         افزودن نکته

·       *  افزودن رسته به عناصر

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\book_add.png  افزودن کلمه‌ی کلیدی به عناصر

·         افزودن فراداده به عناصر

·         حذف فراداده

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\bookmark.gif  تنظیم یک عنصر به عنوان خانه

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\add_bookmark.gif  افزودن سند یا پوشه به فهرست نشانه

·       Description: C:\Users\7\Desktop\abdolmaleki.workflow-report\des\image-guide-iwindoc\action\export.gif  ایجاد فایل فشرده به همراه همه محتویات پوشه، با حفظ ساختار پوشه

 

 

پنل مشخصه ها

پنل مشخصه ها

در قسمت پایینی صفحه جزئیات مشخصات سند یا پوشه به همراه مشخصه‌‌ی امنیتی (مجوز دسترسی)، تاریخچه و ویژگی‌های عمومی و موارد خاصی که توسط کاربر برای اسناد تعریف شده است (فراداده های سند)، آمده است.

 

گزینه های موجود برای پوشه ها

·       برچسب مجوز دسترسی (برچسب امنیتی)

·       برچسب مشخصات

·       برچسب نکات

 

گزینه های موجود برای اسناد

·       برچسب مجوز دسترسی (برچسب امنیتی)

·       برچسب مشخصات

·       برچسب تاریخچه (کنترل نسخه)

·       برچسب نکات

·       برچسب گروه های مشخصه (فراداده های اطلاق شده به سند در صورت وجود)

·       برچسب پیش نمایش

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

عملیات پایه با اسناد و پوشه ها  

عملیات پایه با اسناد و پوشه ها  

 

 سازمان‌دهی

 سازمان‌دهی به مجموعه دانشی می‌گویند که از طریق آن، شرکت اطلاعات خود را طبقه بندی می‌کند. پنل جانبی میزکار، نمایشی از سازمان‌دهی مفاهیم را نشان می‌دهد که در یک ساختار پوشه ای سلسله مراتبی، سازمان یافته است.

 

     رسته ها

رسته ها مجموعه دانشی هستند که از طریق آنها، شرکت اطلاعات خود را طبقه بندی می‌کند. این پنل جانبی میزکار نمایشی از مفاهیم رسته ها را نشان می‌دهد که در یک ساختار پوشه ای سلسله مراتبی، سازمان یافته اند. این قسمت روشی خاص برای نمایش انبار داده است، اما درحقیقت همانطور که در نمایش سازمان‌دهی مشاهده می‌کنید، انبار داده به صورت فیزیکی طبقه بندی می‌شود.

تزاروس

یک فرهنگ جامع کتابی است که بر خلاف فرهنگ لغت که شامل تعاریف و تلفظ می شود، فهرستی از کلمات گروه بندی شده با یکدیگر بر اساس تشابه معنایی (شامل مترادف ها و گاهی متضادها) فراهم می‌کند. از نقطه نظر انبار داده، منابع بوسیله اصطلاحات سازماندهی شده است. پنل جانبی میزکار مفاهیم اصطلاحات را نشان می‌دهد که در یک ساختار پوشه ای سلسله مراتبی، سازمان یافته اند.

 

فرم ها

شامل فرم های سند می‌باشد و می‌تواند به عنوان یک اساس برای ایجاد اسناد جدید دیگر، توسط کاربران مورد استفاده قرار گیرد.

رایانامه

شامل رایانامه های شخصی وارد شده، متن و اسناد ضمیمه از صاحب رایانامه کاربر، با استفاده از سرویس های ایمیل نظیر IMAP می باشد.

 

ایجاد پوشه

ایجاد پوشه

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی کلیک راست درخت واره به جز نمایش فراداده و سطل زباله

·       منوی فایل

·       نوار ابزار

 

پیداکردن پوشه

پیدا کردن پوشه

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی فایل

·       نوار ابزار

 

 

 

 

 

 

 

پیدا کردن سند

پیدا کردن  سند

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی فایل

·       نوار ابزار

 

 

افزودن اسناد

افزودن  اسناد

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی کلیک راست درخت واره به جز نمایش فراداده و سطل زباله و رسته ها و تزاروس

·       منوی کلیک راست مرورگر سند

·       منوی فایل

·       نوار ابزار

         

 

گزینه "وارد کردن اسناد ازZIP" به شما این امکان را می‌دهد که محتوای یک فایل فشرده را با توجه به سلسله مراتب مجموعه پوشه وارد کنید. زمانی که پنجره ورود ظاهر شد، پوشه محلی را بوسیله کلیک روی گزینه "Browse" انتخاب کنید. اگر می خواهید از طریق ایمیل به اطلاع کاربران برسانید که فایلی جدید آپلود کرده اید، گزینه "اعلان به کاربران" را علامت بزنید. در غیر این صورت علامت آن را بردارید. شما می‌توانید به کاربران و یا گروه ها اطلاع رسانی کنید.

برای پایان روی "آپلود" کلیک کنید. به محض اتمام آپلود سند جدید، می توانید اسناد بیشتری را از طریق گزینه "افزودن فایل جدید" آپلود کنید.

سازمان‌های بزرگ با تعداد کارمندان زیاد از طریق فیلترسازی پیشرفته قادر به استفاده از ویژگی‌های مدیریتی اختیارات می باشند.

 

 

 

 

 

ویزارد (برنامه هوشمند برای هدایت کاربر)

ویزارد (برنامه هوشمند برای هدایت کاربر)

با فعال سازی آن در صفحه ی اختیارات کاربران می توانید هنگام آپلود یک سند جدید، امکان استفاده از ویزارد را داشته باشید، که کاربر را برای انتخاب عوامل مرتبط با سند به صورت دلخواه راهنمایی می‌کند. گروه های مشخصه (فرا داده)، کلمات کلیدی و رسته ها می توانند به عنوان بخشی از ویزارد انتخاب شوند.

 

 

 

 

 

 

 

گروه های مشخصه (فرا داده)

رسته ها

کلمات کلیدی

 

 

 

تغییر نام

تغییر نام

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی کلیک راست درخت واره به جز نمایش فراداده و سطل زباله

·       منوی کلیک راست مرورگر سند

·       منوی ویرایش

با استفاده از کلید ESC  می توانید تغییر نام را لغو کنید.

 

 

تغییر نام پوشه

تغییر نام سند

 

 

جابجایی

جابجایی

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی کلیک راست درخت واره

·       منوی کلیک راست مرورگر سند

·       منوی ویرایش

کادری برای انتخاب محل جدید سند یا پوشه نمایان می شود: روی جابجایی کلیک کنید. اگر اجازه جابجایی در محل جدید را نداشته باشید، گزینه جابجایی غیر فعال می شود.

کپی

کپی

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی کلیک راست درخت واره

·       منوی کلیک راست مرورگر سند

·       منوی ویرایش

کادری برای انتخاب محل کپی سند یا پوشه نمایان می شود: روی گزینه کپی کلیک کنید. اگر اجازه کپی در محل جدید را نداشته باشید، گزینه کپی غیر فعال می شود.

 

 

افزودن نشانه

افزودن نشانه

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی کلیک راست درخت واره

·       منوی کلیک راست مرورگر سند

·       منوی نشانه ها

سند یا پوشه ای را که می خواهید عملیات را روی آن انجام دهید انتخاب کنید، سپس پنجره ای نمایان می شود که در آن می توانید توصیفی از نشانه را قرار دهید.

به محض اینکه نشانه ایجاد شود، می توانید نمایان شدن آن را در منوی کلی "نشانه ها" بررسی کنید. نشانه ها از لحاظ تصویری، بسته به اینکه پوشه یا سند هستند، مشخص می شوند و بر اساس رسته و نامشان مرتب می شوند.

 

 

تنظیم خانه

تنظیم خانه

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی کلیک راست درخت واره

·       منوی کلیک راست مرورگر سند

·       منوی نشانه ها

شما می توانید هر پوشه و یا سندی را به عنوان خانه پیش فرض، در محیط کاربری تنظیم کنید.

از این طریق، در هنگام دسترسی به برنامه، مسیر پوشه یا سند که به عنوان خانه قرار گرفته است، به طور خودکار باز خواهد شد.

عملیات تنظیم سند یا پوشه به عنوان خانه، همیشه از شما درخواست تایید خواهد کرد.

 

حذف

حذف

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی کلیک راست درخت واره

·       منوی کلیک راست مرورگر سند

·       منوی نشانه ها

·       نوار ابزار

پوشه یا سندی را انتخاب کنید و گزینه "حذف" را انتخاب کنید. همیشه برنامه از شما درخواست تایید این گزینه را خواهد کرد. وقتی سند یا پوشه ای حذف شده باشد، می‌توانید آن را از سطل زباله برگردانید.

 

میانبرهای کلمات کلیدی

میانبرهای کلمات کلیدی

 

تعدای میانبر در صفحه کلید وجود دارد که می توانید در هنگام استفاده از IWinDoc از آنها استفاده کنید.

در پوشه ها، اسناد و رایانامه ها

F2                       برای تغییر نام

SUPR                  برای حذف

CTRL+SHIFT+C   برای کپی

CTRL+SHIFT+X   برای بریدن

CTRL+SHIFT+V   برای چسباندن

 

 

سایر

F5                       برای نوسازی محیط
INSERT
               برای نمایش منوی افزودن فایل جهت وارد کردن اسناد     
CTRL+ALT+Q
      برای خروج از IWinDoc

CTRL+B               برای نمایش نشانه

 

 

آپلود از میزکار رایانه

آپلود از میزکار رایانه

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       نوار ابزار

·       منوی فایل

با زدن گزینه ی "آپلودکننده ی فایل" از نوار ابزار یا منوی فایل، در مرکز صفحه پنجره ورود ظاهر می شود. به سادگی فایل ها و پوشه ها را از از میز کار رایانه خود (دسکتاپ) کشیده و در پنجره رها کنید؛ فایل ها و پوشه ها به طور خودکار در IWinDoc و به مسیر پوشه انتخابی شما آپلود خواهند شد.

برای بستن پنجره آپلود کافیست خروج  از منوی فایل را بزنید.

 

اسکنر

اسکنر

آیکون عملیات:

در دسترس

·       نوار ابزار

·       منوی فایل

با زدن گزینه ی "اسکنر" از نوار ابزار یا منوی فایل در مرکز صفحه پنجره ورود ظاهر می شود. با انتخاب نام مناسب و نوع دلخواه برای سند اسکن شده می توانید گزینه ی "اسکن وآپلود" را بزنید و آن سند را در مسیر دلخواه از سیستم وارد کنید.

تغییر اندازه ی جداکننده سیستم

تغییر اندازه ی جداکننده سیستم

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       نوار ابزار

تغییر اندازه ی سیستم، این امکان را به کاربران می دهد تا به طور دلخواه هر بخش از رابط کاربری مورد نظر را بزرگ نمایند و یا به نمایش پیش فرض سیستم بازگردانید.

 

ویرایش سند (بررسی)

ویرایش سند (بررسی)

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی کلیک راست مرورگر سند

·       منوی ویرایش

·       نوار ابزار

برای شروع کار اصلاح یک فایل، باید آن را "ویرایش" کنید: یعنی آن را در رایانه محلی برای اصلاح دانلود کنید. بعد از اینکه اصلاحات مربوطه را انجام دادید، آن را دوباره با گزینه ی "بروزرسانی" آپلود کنید.

قفل خودکار پوشه این اطمینان را می‌دهد که زمانی که شما در حال اصلاح پوشه هستید، هیچ کاربر دیگری از سیستم، نمی تواند محتوای آن را اصلاح کند.

 

 

 

انصراف (لغو ویرایش)

انصراف (لغو ویرایش)

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی کلیک راست مرورگر سند

·       منوی ویرایش

·       نوار ابزار

اگر می‌خواهید ویرایش سند را لغو کنید، گزینه "انصراف" موجود می باشد؛ بواسطه این گزینه فایل هیچ گونه تغییری را متحمل نمی شود، و بازگشایی خواهد شد. بنابراین کاربران (بسته به حق دسترسی خود) می توانند آن را ویرایش کنند.

 

      انصراف (لغو ویرایش) توسط مدیر

گزینه ی انصراف برای تمام کاربرانی که با سمت مدیریت وارد سیستم می شوند، فعال می باشد، حتی اگر وی شروع کننده ی ویرایش سند نباشد که در این صورت یک پنجره برای لغو ویرایش نشان داده خواهد شد.

بروزرسانی یک فایل (ثبت)

بروزرسانی یک فایل (ثبت)

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی کلیک راست مرورگر سند

·       منوی ویرایش

·       نوار ابزار

بعد از اینکه تغییرات در رایانه محلی انجام شد، برای آپلود دوباره فایل به سیستم و بازگشایی آن برای استفاده آتی، باید آن را " بروزرسانی" کنید.

سیستم از شما درخواست آپلود فایل اصلاح شده به انبار داده را خواهد کرد، و شما را مطلع می کند که آن جایگزین نسخه قبلی خواهد شد.

فیلد مورد نظر جهت قرار دادن اطلاعات مربوط به بروزرسانی فایل نیز وجود دارد. برای مثال، چه تغییراتی رخ داده است.

شما می توانید پیام اعلان به کاربر یا گروه ها ارسال کنید. علاوه بر آن، فیلترهای بیشتری در دسترس هستند، که برای کاربران سطح بالا بسیار مفید هستند و می توانند در قسمت اختیارات کاربر فعال شوند.

 

 

قفل

قفل

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی کلیک راست مرورگر سند

·       منوی ویرایش

·       نوار ابزار

اگر می خواهید از فایل به نحوی حفاظت کنید که کاربر دیگری قادر به اعمال تغییرات در آن نباشد، می توانید از عملکرد قفل استفاده کنید. یعنی تا زمانی که بازگشایی نشده باشد، کاربر دیگری نمی تواند آن را اصلاح کند. زمانی که فایلی قفل باشد، یک آیکون قفل در کنار نام فایل انتخاب شده، نمایان می شود.

 

 

قفل گشا

قفل گشا

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی کلیک راست مرورگر سند

·       منوی ویرایش

·       نوار ابزار

گزینه بازگشایی به شما امکان می دهد که سندی که قبلا قفل شده است را بازگشایی کنید. این عملیات تنها توسط کاربری انجام می شود که قبلا سند را قفل کرده است.

قفل گشایی توسط مدیر

گزینه ی بازگشایی یک سند  برای تمام کاربرانی که با سمت مدیریت وارد سیستم می شوند، فعال می باشد، حتی اگر وی قفل کننده نباشد که در این صورت یک پنجره برای بازگشایی سند نشان داده خواهد شد.

 

دانلود یک سند

دانلود یک سند

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی کلیک راست مرورگر سند

·       منوی ویرایش

·       نوار ابزار

اگر می خواهید فایلی را بدون اعمال هیچ گونه تغییری در رایانه محلی ذخیره کنید، می توانید از گزینه "دانلود" استفاده کنید. به یاد داشته باشید که اگر فایل دانلود شده را اصلاح کنید، نمی توانید دوباره آن را در سیستم  آپلود کنید؛ مگر اینکه ابتدا "ویرایش/بروزرسانی" را بر روی فایل انجام داده باشید.

 

 

افزودن یک فرا داده به سند (گروه مشخصه)

افزودن یک فرا داده به سند (گروه مشخصه)

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی کلیک راست مرورگر سند

·       منوی ویرایش

·       نوار ابزار

         

گروه های مشخصه گروه هایی از پارامترهای قابل نصب هستند، که می توانند هر زمانی که برنامه نصب شود، پیکربندی شوند. این فراداده ها امکان طبقه بندی اسناد را می دهند. این گروه های مشخصه می توانند داده، فهرست ساده، فهرست چند گزینه ای انتخابی، محدوده متن، تاریخ، لینک یا پوشه های IWinDoc باشند.

برای افزودن یک گروه مشخصه (ابتدا باید توسط مدیر ثبت شده باشند)، کافیست سندی را انتخاب کرده و گروه مشخصه مطابق با آن را انتخاب کنید.

 

بعد از اینکه گروه مشخصه اضافه شود، برچسبی جدید با نام گروه و فیلد مربوطه به همراه ویژگی های مربوط به آن، نمایان خواهد شد.

بعد از اینکه یک فراداده برای یک سند معین شود، میتوان مقدارهای آن را با انتخاب گزینه "تغییر"، اصلاح کرد.

 

 

 

 

حذف یک فرا داده از سند (گروه مشخصه)

حذف یک فرا داده از سند (گروه مشخصه)

 

آیکون عملیات:

در دسترس

·       منوی ویرایش

·       نوار ابزار

این گزینه به شما امکان حذف فراداده ای که در پنل مشخصه ها فعال است را می دهد.

 

 

افزودن کلمات کلیدی

افزودن کلمات کلیدی

در برچسب مشخصات سند پنل مشخصه ها، می توانید کلمات کلیدی را اضافه و یا اصلاح کنید. برای افزودن یک کلمه کلیدی، آن را تایپ کنید و کلید Enter"" را بزنید.

برای بهینه سازی فهرست بندی و جستجوهای آتی اطلاعاتی در سیستم مدیریتی سند، لازم است کلمات کلیدیی را وارد کنید که فایل ذخیره شده را توصیف و مشخص کند.

گرچه سیستم پارامتری سازی سند به وسیله ی فراداده ها با توجه به ظرفیت فوق العاده است، اما کلمات کلیدی تنها نمایش داده می‌شوند و نگهداری نخواهند شد. همینطور قابل درک است که برخی از فراداده ها ایجاد نشوند و در این صورت پارامتری سازی اسناد با کلمات کلیدی پیش فرض میسر خواهد بود.

 اضافه و یا حذف کلمات کلیدی نسخه ی سند را تغییر نخواهد داد.

 

 اضافه کردن کلمات کلیدی از تزاروس

کلمات کلیدی می توانند از بخش تزاروس انتخاب گردند، روی آیکون    تزاروس در پنل مشخصات، برچسب مشخصات کلیک کرده و منوی کلمات کلیدی موجود در تزاروس  نمایش داده خواهد شد.

 

 

 

 

 

افزودن رسته

افزودن  رسته

در برچسب  مشخصات سند در پنل مشخصه ها، قادر خواهید بود رسته ها را حذف و یا اضافه کنید.

برای بهینه سازی فهرست بندی و جستجوهای آتی اطلاعاتی در سیستم مدیریتی سند، لازم است رسته هایی را وارد کنید که فایل ذخیره شده را توصیف و مشخص کند.

گرچه سیستم پارامتری سازی سند به وسیله ی فراداده ها با توجه به ظرفیت فوق العاده است، اما رسته ها تنها نمایش داده می‌شوند و نگهداری نخواهند شد. همینطور قابل درک است که  برخی از فراداده ها ایجاد نشوند و در این صورت پارامتری سازی اسناد با رسته های پیش فرض میسر خواهد بود. اضافه و یا حذف کلمات رسته نسخه ی سند را تغییر نخواهد داد.

رسته ها ساختار پوشه ای سلسله مراتبی  از پوشه ها و زیر پوشه ها می باشند.

 

 

 افزودن رسته ها

رسته ها می‌توانند ازبخش ساختار پوشه ای رسته های موجود انتخاب گردند،

روی آیکون  رسته ها کلیک کرده سپس منوی رسته های موجود نمایش داده خواهد شد.

 

حذف رسته ها

روی آیکون حذف رسته کلیک کرده و آن رسته از سند مربوطه حذف خواهد شد.

 

 

ارسال لینک سند

ارسال لینک سند

برای ارسال سند به برخی از کاربران IWinDoc به عنوان پیوست رایانامه و یا لینک سند، ابتدا یک سند را برای ارسال انتخاب کنید سپس منو فایل را باز کرده و گزینه ی "ارسال" مورد نظر را انتخاب می کنید، یک منو ظاهر می شود که در آن کاربران و یا گروه هایی که سند یا لینک آن به آنها ارسال خواهد شد، انتخاب میگردند. پیام اعلان در قالب یک پیام سازمانی و نیز یک رایانامه به کاربران مورد نظر فرستاده خواهد شد. کاربران می توانند در تب داشبورد، قسمت پیام رسانی این پیام ها را مشاهده نمایند.

 

 

انتخاب و عدم انتخاب سریع

انتخاب و عدم انتخاب سریع

در مرورگر فایل چک باکس هایی برای انتخاب اسناد، پوشه ها، رایانامه ها وجود دارد که میتوان فعالیت هایی را روی آنها به صورت گروهی اعمال کرد.

آیکون   موجود در مرورگر فایل، انتخاب و یا عدم انتخاب سریع را در سطرهای مرورگر فایل باز می کند .

گزینه های موجود:

·       انتخاب همه

·       انتخاب همه پوشه ها

·       انتخاب همه اسناد

·       انتخاب همه ی رایانامه ها

·       حذف انتخاب

حذف گروهی

حذف گروهی

برخی از سطرهای مرورگر فایل انتخاب کنید،

 

 

با اعمال حذف  یک منوی تنظیمات نمایش داده می شود که با پذیرفتن آن تمام سطرهای انتخابی حذف می شود.

 

 

جابجایی گروهی

جابجایی گروهی

برخی از سطرهای مرورگر فایل را انتخاب کنید،

 

با اعمال جابه جایی  یک منوی پوشه ی مقصد نمایش داده می شود.

با انتخاب جابه جایی تمام اسناد مشخص شده به پوشه ی مقصد جابه جا خواهند شد.

 

 

کپی گروهی

کپی گروهی

 برخی از سطرهای مرورگر فایل را انتخاب کنید،

 

با اعمال کپی  یک منوی پوشه ی مقصد نمایش داده می شود.

 

با انتخاب کپی تمام اسناد مشخص شده به پوشه ی مقصد جابه جا خواهند شد.

 

افزودن نکته به صورت گروهی

افزودن نکته به صورت گروهی

در حال توسعه...

 

افزودن رسته به صورت گروهی

افزودن رسته به صورت گروهی

در حال توسعه...

 

افزودن کلمه ی کلیدی به صورت گروهی

افزودن کلمه ی کلیدی به صورت گروهی

در حال توسعه...

 

افزودن فراداده به صورت گروهی

افزودن فراداده به صورت گروهی

در حال توسعه...

 

ستون های اضافی

ستون های اضافی

در بخش اختیارات از مدیریت می توانیم ستون های اضافی برای بخش مرورگر سند در نظر بگیریم که شامل گروهی از فراداده ها می باشد.

بعد از تعیین ستون های دلخواه، مرورگر سند با ستون های اضافی قابل رویت است.

 

 

 

صفحه بندی

صفحه بندی

 

صفحه بندی برای کاربران امکان کنترل انبار داده های بزرگ اطلاعات را فراهم میکند.

اگر ستونهای اضافی برای کاربران فعال شده باشد. آنها می توانند به وسیله ی این فراداده ها از فیلتر سازی و دستری بهینه به اطلاعات بهره مند شوند.

 

·          نمایش/عدم نمایش پوشه

·         نمایش/عدم نمایش سند

·         نمایش/عدم نمایش رایانامه

·         تغییر گزینه های فیلتر

·         بعدی

·         قبلی

·         نخستین صفحه

·         آخرین صفحه

 

گزینه های فیلتر

 

رسته ها

رسته ها

رسته ها ساختار درختی سلسله مراتبی ای از پوشه های رسته و زیر رسته می باشد. ایده این است که پوشه ها و زیر پوشه ها، ساختاری درختی ادراکی را نمایش دهند.

 

یک سند می تواند به تعداد زیادی از پوشه های رسته در یک زمان پیوند داده شود. زمانی‌که یک پوشه رسته انتخاب شود، تمام اسناد مربوطه در پنل مرورگر فایل نمایش داده می‌شود. تمام عملیات اصلی اسناد در این نمایش موجود است.

 

نمایش فراداده

نمایش فراداده

     نمایش فراداده یک ساختار درختی سلسله مراتبی از گروه های فرا داده است. ممکن است مقدار هر فراداده دارای ساختار درختی دیگری باشد.

 

     هر سند، پوشه یا رایانامه می تواند به تعداد زیادی از پوشه های فراداده در یک زمان پیوند داده شود. زمانی که یک پوشه فراداده انتخاب شود، تمام اسناد مربوطه، پوشه ها و یا رایانامه در پنل مرورگر فایل نمایش داده می‌شود. تمام عملیات اصلی اسناد در این نمایش موجود است.

 

 

تزاروس

تزاروس

یک فرهنگ جامع کتابی است که بر خلاف فرهنگ لغت که شامل تعاریف و تلفظ می شود، فهرستی از کلمات گروه بندی شده با یکدیگر بر اساس تشابه معنایی ( شامل مترادف ها و گاهی متضادها ) فراهم می‌کند. تزاروس یک ساختار درختی سلسه مراتبی ازپوشه‌های  SKOS(  Simple Knowledge Organization System) است. مفاهیمSKOS  پیوندهای زیادی با هم دارند ولی در یک ساختار درختی نمایش داده می شوند.

 

هر سند، پوشه یا رایانامه می تواند به تعداد زیادی از پوشه های SKOS  در یک زمان پیوند داده شود. زمانی که یک پوشه SKOS انتخاب شود، تمام اسناد مربوطه، پوشه ها و یا رایانامه ها در پنل مرورگر فایل نمایش داده می شود. تمام عملیات اصلی اسناد در این نمایش موجود است. با کلیک راست روی درخت تزاروس و یا از طریق منوها و یا نوار ابزار میتوانید تزاروس مورد نظر خود را ایجاد نمایید.

 

 

اسناد من

اسناد من

اسناد من یک ساختار پوشه ای درختی است که اسناد شخصی کاربران را سازمان‌دهی می‌کند. این اسناد تنها برای کاربر مربوطه در دسترس است.

 

تمام اسناد شخصی برای کاربرانی با سمت های مدیریتی قابل دسترس می‌باشند.

 

 

فرم ها

فرم ها

فرم ها یک ساختار پوشه ای درختی برای سازمان دهی منابع اسناد است. ایده این است که یک سازمان بتواند اسناد جدیدی ( به عنوان مثال فکس، فرمهای اسناد پروژه ی جدید، فاکتورها و غیره ) از اسناد موجود در پنل فرمها ایجاد کند.

  

 ایجاد سند جدید از فرم

ابتدا از پنل فرمها یک فرم را انتخاب کنید و گزینه ی "ایجاد مطابق فرم" را اجرا کنید ، یک منوی حاوی پوشه ی مقصد نمایش داده می شود.

سپس به صورت اختیاری می توانید سند را تغییر نام دهید.

اگر سند انتخاب شده یک PDF باشد و تعدادی فراداده به آن اطلاق شده باشد یک منوی پاپ آپ تولید ویزارد ظاهر خواهد شد و فیلد های فرداده برای اطلاق به سند جدید درخواست می‌شوند.

 

رایانامه

رایانامه

رایانامه‌های کاربران را از برخی از حساب های ایمیلشان با استفاده سرویسIMAP وارد کنید. ورود رایانامه‌ها به صورت اتوماتیک توسطIWinDoc  هرچند دقیقه یک بار(بستگی به تنظیمات سیستم دارد) انجام می گیرد. زمان تازه سازی ورود رایانامه ها ممکن است با توجه به پهنای باند شبکه بزرگتر از این مقدار نیز باشد.

مکانیزم ورود یک ساختار پوشه ای بر اساس ماه، سال و روز به وجود می‌آورد که به صورت خودکار رایانامه‌های وارد شده را سازمان‌دهی می‌کند.

 

 

 

تمام رایانامه‌های کاربران توسط مدیران قابل دسترسی است.

کپی سند پیوست شده به رایانامه

با راست کلیک روی یک سند، گزینه‌ی کپی یک منو را برای انتخاب پوشه‌ی مقصد سند نشان می‌دهد.

 

دانلود سند پیوست شده به رایانامه

با راست کلیک روی یک سند و انتخاب گزینه‌ی دانلود، سند پیوست شده دانلود خواهد شد.

 

 

 

سطل زباله

سطل زباله

فایل‌ها و پوشه‌های حذف شده در سطل زباله ذخیره خواهند شد تا در صورتی که کاربر ناخواسته عمل حذف را انجام داد، قادر به بازگردانی آنها باشد. سطل زباله نیز برای هر کاربر شخصی می‌باشد.

·       بازیابی یک پوشه یا سند

·       حذف قطعی یک سند یا پوشه

·       خالی کردن سطل زباله

 

تمام کاربران با سمت مدریتی قادر به دسترسی به تمام سطل زباله‌ها می‌باشند.

 

مجوز دسترسی

مجوز دسترسی

این گزینه به شما اجازه می‌دهد تا برای کاربران و گروه ها اجازه ی دسترسی به سند و یا پوشه ی خاصی را تنظیم کنید و همچنین افراد مجاز مرتبط با سند را ببینید.

·       اصلاح مجوز دسترسی

 

 

 

جستجو

جستجو

برچسب جستجو، در قسمت بالایی سمت چپ صفحه و همچنین در پنل جستجو از فضای کار تعبیه شده است. جستجو ها ممکن است براساس لغات موجود در متن فایل‌ها، نام اسناد، نوع فایل‌ها (نوعMIME) و... انجام گیرد. همچنین مشروط بر اینکه یک کلمه‌ی‌کلیدی به فایل‌ها اختصاص داده شود، می‌توان بر اساس این فیلد نیز جستجو را انجام داد. در مورد فراداده‌هایی که به فایل ها اختصاص داده می‌شود نیز این موهوم ممکن می‌باشد. نتایج حاصل در صفحاتی با تعداد نتایج 10،20،30 نمایش داده می‌شود. ستاره های کنار اسناد پیدا شده میزان ارتباط با جستجوی انجام شده را نشان می‌دهد.

 

 

 

 

امکانات

·       جستجوی سریع

·       ایجاد یک جستجو

·       باز کردن مکان یک سند

·       باز کردن مکان یک پوشه

·       ذخیره سازی جستجو

·       ذخیره سازی جستجو به عنوان خبر کاربر

·       اجرای یک جستجوی ذخیره شده

·       جستجوی پیشرفته

 

 

 

جستجوی سریع

 

برای ایجاد یک جستجوی سریع در قسمت بالایی سمت چپ میزکاز میتوانید محیطی را که برای جستجوی سریع در سیستم محیا شده است ببینید. کاربر قادر خواهد بود با تایپ کلمه ی مورد نظر و زدن Enter به بخش جستجو برود و نتایج حاصل را ببیند.

 

 

ایجاد یک جستجو

 

کاربران در بخش جستجو می توانند جستوجوهای مورد نظر خود را با اعمال فیلتر های مناسب و مورد نظرشان انجام دهند. برای این کار باید به بخش جستجو از فضای کاری بروند و به جستجوی اسناد، پوشه و یا رایانامه های مورد نظر خود بپردازند.

 

باز کردن مکان یک سند

برای تحلیل نتایج حاصل از یک جستجو کافی است روی لینک اسناد به دست آمده کلیک کنید تا به نمایش آن سند در میزکار ارجاع داده شوید. در میزکار می توانید تمام اطلاعات مورد نظر آن سند را ببینید.

باز کردن مکان یک پوشه

برای تحلیل نتایج حاصل از یک جستجو کافی است روی لینک پوشه به دست آمده کلیک کنید تا به نمایش آن پوشه در میزکار ارجاع داده شوید. در میزکار می توانید تمام اطلاعات مورد نظر آن پوشه را ببینید.

 

ذخیره سازی جستجو

در این سیتم کاربران قادر خواهند بود که تمام جستوجوهای مورد نظر خود را ذخیره نمایند تا در مواقع دلخواه قادر به دستیابی دوباره به آن جستجوها باشند و همچنین بتوانند از امکانات ارسال پیشنهاد جستجو ویا ارسال جستجو به عنوان خبر به دیگر کاربران سیستم برخوردار باشند.

برای این کار کافی است که با فعال سازی نمایش جستجوی پیشرفته، در بخش ثبت جستجو اسم مورد نظر را برای آن انتخاب کنیم و دکمه ی ثبت جستجو را بزنیم.

 

 

ذخیره سازی جستجو به عنوان خبر کاربر

کاربران در این سیستم می توانند جستوجوهای انجام شده را به دیگر کاربران به عنوان خبر اطلاع دهند. کافی است هنگام ثبت جستجو تیک ذخیره سازی به عنوان خبر کاربر را بزنند.

اجرای یک جستجوی ذخیره شده

برای دستیابی به جستجوهای ذخیره شده توسط کاربر، کافی است در قسمت راست صفحه از بخش جستجو روی جستجوی ذخیره شده مورد نظر کلیک کنید تا آن جستجو برای شما اجرا شود.

 

 

جستجوی پیشرفته 

با زدن تیک نمایش جستجوی پیشرفته، کاربر وارد نمایشی از جستجو خواهد شد که امکانات زیادی جهت تسهیل جستجو های متنوع و پیچیده در نظر گرفته شده است.

با استفاده از امکاناتی که در نظر گرفته شده است، شما می توانید در هر یک از قسمت های درخت واره اسناد مرتبط با یک کاربر مورد نظر را جستجو نمایید.

برای پیدا کردن بهترین نتیجه از جستجو فیلدهای نام، کلمات کلیدی، کاربر، پوشه، رسته و نوع در نظر گرفته شده است که با انتخاب هر یک از آنها یا مواردی از آنها به طور همزمان، به بهترین جستجو دست خواهید یافت.

اگر به دنبال سندی هستید که دارای مقدار خاصی از فراداده است ابتدا می توانید از طریق گزینه ی افزودن فراداده آن فراداده را به جستجو اضافه کنید.

 

 حال با پر کردن موارد دلخواه روی دکمه ی جستجو کلیک کنید.

 

 

داشبورد

داشبورد

برچسب داشبورد در قسمت بالایی سمت چپ صفحه تعبیه شده است. این سربرگ اطلاعات زیادی از خدمات و تسهیلات کاربر، اسناد عمومی و رایانامه‌ها، نمایش درخواست اسناد خاص، خدمات اخبار، فعالیت‌های گردش‌کار، نقشه‌ی کلمات‌کلیدی، دانش نامه، تبادل نظر و ... دربردارد.

 

 

·       من

·       رایانامه

·       اخبار

·       برترین‌ها

·       گردش‌کار

·       نگاشت کلمات کلیدی

·       دانش‌نامه

·       تبادل نظر

·       پیام رسانی

 

 

 

 

 

من

من

در بخش من از فضای کار داشبورد، تمام فعالیت هایی که توسط کاربر وارد شده، انجام گرفته است، در زیر گروه هایی نمایش داده می شود. به طور مثال کاربر می تواند تمام اسنادی را که قفل کرده است و یا اسنادی را که ویرایش کرده است ببیند. تمام اطلاعات مربوط به اسناد دانلود شده و آپلود شده نیز قابل دسترسی است. همچنین رصد های انجام شده توسط کاربر تماما نمایش داده می شود.

 

با زدن آیکون   می توانید تمام اطلاع های رسیده را به حالت دیده شده ببرید.

 

 

 

 

رایانامه

رایانامه

در بخش رایانامه از فضای کار داشبورد، تمام رایانامه های دریافتی کاربر توسط سرویس IMAP در دوبخش تجزیه شده نمایش داده خواهند شد، به صورتی که تمام رایانامه ها در یک تب و پیوستها در تب دیگر قابل نمایش هستند.

 

اخبار

اخبار

در این بخش کاربران قادر خواهند بود تمام جستجوهایی را که دیگر کاربران به عنوان خبر به آنها ارسال نموده اند،در بخش اخبار داشبورد ببینند.

زمانی که کاربر در حال ذخیره سازی سند، تیک ذخیره سازی به عنوان خبر را بزند، نتایج آن جستجو تماما به بخش اخبار داشبورد تمام کاربران وارد میگردد.

برای ارسال یک جستجو به عنوان خبر کاربر، از فضای کار جستجو در سمت راست، روی جستجو کلیک راست کنید.

 از منوی ایجاد شده، گزینه ی به اشتراک گذاشتن جستجو را انتخاب کنید. حال در منوی باز شده تمام کاربرانی را که قصد فرستادن این خبر را به آنها دارید انتخاب نمایید و دکمه ی ارسال را بزنید.

این خبر در پیام رسانی از فضای کار داشبورد برای کاربران انتخابی ارسال خواهد شد.

 

برترین‌ها

برترین‌ها

در بخش برترین‌ها از داشبورد، مواردی که مدیران و کاربران را در مدیریت تغییرات سیستم کمک می کند، لحاظ شده است. به طور مثال کاربر می تواند تمام اسنادی که در یک هفته ی اخیر و یا یک ماه اخیر بیشترین تغییر را داشته اند، ببیند. همچنین دیدن اسنادی با بیشترین حجم تغییرات در هفته ی اخیر و یا ماه اخیر منظور شده است. در آخر کاربران می توانند آخرین اسناد آپلود شده را نیز ببینند.

 

 

 گردش‌کار

گردش‌کار

 

بعد از انتخاب یک سند روی  آیکون شروع گردش‌کار کلیک کنید، سپس یک منوی پاپ آپ تمام گردش‌کارهای موجود در IWinDoc را نشان می‌دهد،

با انتخاب گردش‌کار مورد نظر و زدن دکمه‌ی شروع، گردش‌کار به طور خودکار شروع می‌شود (در بعضی موارد گردش‌کارها به اطلاعات پارامتری قبل از شروع نیازمندند.)، حال اطلاق اولین فعالیت باقیمانده‌ به کاربر و یا گروهی از کاربران انجام می‌گیرد.

فعالیت باقی‌مانده‌ی گردش‌کار

زمانی که یک کاربر فعالیت باقی‌مانده‌ی گردش‌کار دارد، در پایین صفحه آیکون گردش‌کار به صورت چشمک‌زن ظاهر می‌شود، با کلیک به روی آیکون  فعالیتهای باقی‌مانده بخش گردش‌کار در برچسب داشبورد باز می‌شود.

 

کاربر فعالیتهای باقی‌مانده دارد.

 

با انتخاب فعالیت باقی‌مانده، گردش‌کار به برخی اطلاعات درباره‌ی آن فعالیت وابسته است، که بعد از تکمیل آن اطلاعات توسط کاربر،گردش‌کار با فعالیت بعدی ادامه خواهد داشت.

 

 

نگاشت کلمات کلیدی

نگاشت کلمات کلیدی

در بخش نگاشت کلمات کلیدی از فضای کار جستجو، میتوان ابر کلمات کلیدی سازمان را مشاهده کرد. کاربر می تواند به تمام کلماتی که در سازمان استفاده شده اند دسترسی داشته باشد و از آنها برای تحلیل سازمان بهره ببرد.

به طور مثال می توانید با انتخاب یک کلمه ی کلیدی و زدن Enter  تمام اسنادی را که کلمه ی کلیدی تایپ شده در آن موجود است را ببینید.

 

همچنین با انتخاب حالت دوتایی کلمات میتوانید تمام اسنادی را که دارای هر دو کلمه ی کلیدی مورد نظر هستند، جستجو کنید.

در این بخش حالت جستوجوی سه تایی نیز لحاظ شده است.

منوی سمت چپ کلمات کلیدی

 

دانش‌نامه

دانش‌نامه

 

دانش‌نامه این امکان را به کاربران IWinDoc می دهد تا صفحاتی با تعداد لینک های درونی بسیار از صفحات دانش‌نامه، اسناد و پوشه ها به وجود بیاورند و یا به ویرایش آنها بپردازند. چندین کاربر میتواند در ایجاد، ویرایش و حذف اطلاعات دانش‌نامه سهیم باشند. هر سند، پوشه و یا رایانامه می‌تواند دانش‌نامه ی مخصوص به خود را داشته باشد.

در تب داشبورد، دانش‌نامه هایی با اهداف کلی نیز برای کل IWinDoc وجود دارد که می توانند شامل لینک هایی از اسناد و یا پوشه ها باشند.

ویژگی‌های ویرایشگر دانش‌نامه

ایجاد صفحه‌ی دانش‌نامه‌ی جدید

در پنل میزکار، تب دانش‌نامه را انتخاب کنید، روی دکمه ی ایجاد کلیک کنید.

ویرایشگر دانش‌نامه ظاهر خواهد شد. حال فیلد های مربوطه را پر کنید.

با کلیک به روی گزینه ی ایجاد به نمایش دانش‌نامه ها بازگردانده می شوید.

بروزرسانی صفحه‌ی دانش‌نامه

در تب دانش‌نامه، از نمایش میزکار روی دکمه‌ی بروزرسانی کلیک کنید.

با ظاهر شدن ویرایشگر دانش‌نامه، متن بروزرسانی خواهدشد.

روی گزینه‌ی قبول کلیک کنید. حال به نمایش صفحات دانش‌نامه باز می‌گردید.

تاریخچه‌ی صفحات دانش‌نامه

در پنل میزکار، تب دانش‌نامه را انتخاب کنید و روی دکمه‌ی تاریخچه کلیک کنید.

صفحه‌ی تاریخچه‌ی دانش‌نامه نمایش داده می‌شود.

در این نمایش شما می‌توانید، صفحات دانش‌نامه‌ی قدیمی را بازیابی کنید.

حذف صفحه‌ی دانش‌نامه

در پنل میزکار، تب دانش‌نامه را انتخاب کنید، سپس روی دکمه‌ی حذف کلیک کنید.

یک منوی تایید ظاهر خواهد شد.

با کلیک روی گزینه‌ی قبول، صفحه‌ی دانش‌نامه حذف خواهد شد. برای بازیابی این صفحه می توانید به راحتی یک صفحه ی دانش‌نامه  با همان نام ایجاد کنید و به تب تاریخچه بروید. صفحات دانش‌نامه‌ی حذف شده می‌توانند از این بخش نیز حذف شوند.

 

 

بازگشایی صفحات دانش‌نامه

صفحات دانش‌نامه توسط  یک کاربر در یک زمان مشخص می‌توانند بروزرسانی شوند. درحالی که زمانی که یک دانش‌نامه توسط یک کاربر در حال بروزرسانی می‌باشد، هیچ کس نمی‌تواند آن را تغییر دهد.کاربری که صفحه‌ی دانش‌نامه را قفل می‌کند، می‌تواند به طور مستقیم با کلیک روی دکمه‌ی بازگشایی، آن صفحه را بازگشایی کند. (به طور معمول اگر یک کاربر در حال ویرایش صفحه، دکمه‌ی انصراف یا بروزرسانی را بزند. صفحه به طور خودکار بازگشایی می‌شود.)

 

وارد کردن لینک سند

در ویرایشگر دانش‌نامه  آیکون پیدا کردن سند را انتخاب کنید، یک منوی پیدایش سند ظاهر خواهد شد.

سند مورد نظر را انتخاب کنید و روی دکمه‌ی افزودن لینک کلیک کنید.

وارد کردن لینک پوشه

در ویرایشگر دانش‌نامه،  آیکون پیدا کردن پوشه را انتخاب کنید، یک منوی پیدایش پوشه             ظاهر خواهد شد.

پوشه‌ی مورد نظر را انتخاب کنید و روی دکمه‌ی افزودن لینک کلیک کنید.

دانش‌نامه‌ی عمومی

در نمایش داشبورد، دانش‌نامه های با اهداف کلی موجود است. این نمایش شامل دکمه های هدایتگر با تاریخچه‌ی صفحات دانش‌نامه‌ می‌باشد.

 

 

تبادل نظر

تبادل نظر

 

تبادل نظر این امکان را به کاربران   IwinDocمی‌دهد تا برای سند، پوشه و یا رایانامه‌ی مورد نظر خود موضوع های بحث وگفتوگو ایجاد کنند و یا حتی تبادل نظرهایی با اهداف کلی ایجاد نمایند. در نمایش میزکار، تبی به نام تبادل نظر خواهید دید که گفتوگوهای کاربران را  درباره ی اسناد، پوشه ها و یا رایانامه ها در چندین موضوع نشان می‌دهد. در نمایش داشبورد نیز شما می‌توانید به تبادل نظر هایی با اهداف کلی دسترسی داشته باشید.

         

محدودیت ها   

·       تنها کاربرانی که مدیر به آنها اجازه می دهد، می‍توانند به حذف، ایجاد و به روزرسانی تبادل نظرها بپردازند.

·       تنها کاربرانی که مدیر به آنها اجازه می دهد، می‌توانند تبادل نظر گفتوگو های سند را در پنل داشبورد ببینند.

·       هیچ کس نمی تواند تبادل نظر گفتوگو های سند(گفتوگوهای سند، پوشه و رایانامه)را پاک کند.

 

 

توصیف گزینه های آیکون های مختلف

·       edit ویرایش تبادل نظر، موضوع، مخاطب

·       delete حذف تبادل نظر، موضوع، مخاطب

ویژگی های ویرایشگر تبادل نظر

ایجاد موضوع جدید

در نمایش میزکار، تب تبادل نظر را انتخاب کنید، روی موضوع جدید کلیک کنید.

فرم پست باز می گردد و حال می توانید فیلدهای مربوطه را پر کنید.

گزینه ی ارسال را بزنید تا موضوع ایجاد شده نمایش داده شود.

 

ایجاد یک پاسخ

به یک موضوع وارد شوید و روی گزینه ی پاسخ پست کلیک کنید.

 

فرم پست نمایش داده می شود. حال فیلد های مربوطه را پرکنید.

با زدن گزینه ی ایجاد تمام پست های مربوط به موضوع نمایش داده می شود.

ویرایش یک پست

به یک موضوع وارد شوید،با کلیک روی   گزینه ی ویرایش پست، فرم ویرایش پست نمایش داده می شود.

با کلیک روی قبول، پست ویرایش می‌گردد.

حذف یک پست

به یک موضوع وارد شوید، با کلیک روی   گزینه‌ی حذف پست، یک پیام تایید نمایش داده می شود.

با کلیک روی گزینه‌ی قبول پست پاک خواهد شد.

ویژگی های موضوع

·       برای حذف یک موضوع، باید تمام پست های آن موضوع را حذف کرد.

·       با تغییر نام اولین پست، نام موضوع نیز تغییر خواهد کرد.

ایجاد یک تبادل نظر

در نمایش داشبورد، روی دکمه‌ی موضوع جدیدکلیک کنید.

فرم تبادل نظر نمایش داده خواهد شد.

روی گزینه ی ایجاد کلیک کنید.حال می توانید موضوعات جدید ایجاد کنید.

بروزرسانی یک تبادل نظر

در نمایش داشبورد، روی  آیکون ویرایش تبادل نظر کلیک کنید. فرم ویرایش تبادل نظر نمایش داده می‌شود.

با زدن دکمه ی قبول، تبادل نظر ویرایش می‌شود.

حذف یک تبادل نظر

در نمایش داشبورد، با کلیک روی   آیکون حذف تبادل نظر یک پیام تایید ظاهر می‌شود.

با زدن دکمه‌ی قبول تبادل نظر حذف خواهد شد.

 

 

پیام رسانی

پیام رسانی

 

در این بخش شما قادر خواهید بود که اسناد و پوشه ها را به کاربران دیگر در IWinDoc پیشنهاد دهید. همچنین اشتراک گذاری جستجوهای عادی، جستجوهای خبری کاربران و فرستادن پیام های متنی به دیگر کاربران، در این بخش لحاظ شده است.

ارسال پیام در منوی ابزار تعبیه شده است، در نمایش هر  پوشه یا سند در سازمان دهی نیز، از طریق آیکون "پیشنهاد رصد پوشه یا سند " می توان پیام رسانی را انجام داد. در انتهای میز کار وضعیت رصدهای پیشنهاد شده، جستجوهای پیشنهاد شده و یا پیام های دریافتی نشان داده شده است، که تماما در تب پیام رسانی از برچسب داشبورد قابل رویت هستند.

 

 

 

توصیف گزینه های آیکون های مختلف

·       propose_subscription رصد های پیشنهاد شده

·       share_query جستجوهای پیشنهاد شده

·       message_received پیام های دریافتی

·       message پیام های ارسالی

 

رصد های پیشنهاد شده

شما می‌توانید رصد یک سند و یا پوشه را به دیگر کاربران به صورت تکی و یا گروهی پیشنهاد دهید. به سادگی برخی از اسناد و یا پوشه ها را انتخاب می کنید، در بخش پنل مشخصات پوشه و یا سند  آیکون پیشنهاد رصد را می‌توانید ببینید.

روی این  گزینه کلیک کنید، منوی پیشنهاد رصد ظاهر خواهد شد.

حال کاربران و یا گروه کاربران (بر اساس سمت ها) را به دلخواه انتخاب کنید و گزینه‌ی ارسال را بزنید. آنها پیشنهادهای دریافتی را در پنل پیام رسانی دریافت می‌کنند.

اعلان رصدهای پیشنهادشده

در انتهای پنل میزکار، توسعه‌ی پیام رسانی تحت عنوان آیکون های جدید ظاهر می گردد، که به طور مرتب برای کاربر پیام های جدید را مشخص می کند.

با کلیک به روی  گزینه ی رصد های پیشنهاد شده در پایین صفحه،IWinDoc   به طور خودکار نمایش پیام رسانی را باز می کند. در تب رصد های پیشنهاد شده، تمام پیام ها بر اساس کاربرانی که آنها را فرستاده اند، مرتب شده اند.

 

رصدهای پیشنهادی کاربر پایانی

در نمایش داشبورد، کاربر پایانی میتواند از رصدهای پیشنهاد شده ای که از دیگر کاربران دریافت میکند، استفاده‌ی مفید داشته باشد. با انتخاب برخی از رصدهای پیشنهاد شده چندین گزینه نمایش داده خواهد شد. با کلیک روی لینک سند یا پوشه می توانید به محل سند در سازمان‌دهی بروید و یا با انتخاب گزینه‌ی رصد سند یا پوشه به آسانی آنرا رصد کنید. (یک آیکون برای مشخص کردن انجام عمل توسط شما نمایش داده می شود.) شما همچنین می توانید رصد های پیشنهادی را حذف کنید.

پیشنهاد جستجوهای اشتراکی

شما می توانید جستجو های اشتراکی را نیز به کاربران و یا گروهی از آنها پیشنهاد دهید ( اخبار کاربران و یا جستجوهای ذخیره شده). در نمایش جستجو، برخی از جستجو ها را انتخاب می‌کنید. در منوی مربوطه می توانید  آیکون پیشنهاد جستجو را انتخاب نمایید.

حال کاربران و یا گروهی از کاربران را (بر اساس سمت) که قصد پیشنهاد جستجو به آنها را دارید انتخاب کنید، آنها اعلان ها را در پنل پیام رسانی دریافت خواهند کرد.

اعلان جستجوهای پیشنهاد شده

در انتهای پنل میزکار، توسعه ی پیام رسانی تحت عنوان آیکون های جدید ظاهر می گردد،که به طور مرتب برای کاربر پیام های جدید را مشخص می کند.

 با کلیک به روی  گزینه‌ی جستجوهای پیشنهاد شده در پایین صفحه، IWinDoc به طور خودکار نمایش پیام رسانی را باز می کند. در تب جستجوهای پیشنهاد شده، تمام پیام ها بر اساس کاربرانی که آنها را فرستاده اند، مرتب شده اند.

 

جستجوهای پیشنهاد شده

در نمایش داشبورد، کاربر پایانی میتواند از جستجوهای پیشنهاد شده ای که از دیگر کاربران دریافت میکند، استفاده ی مفید داشته باشد. با انتخاب برخی از جستجوهای پیشنهاد شده چندین گزینه نمایش داده خواهد شد. با کلیک روی لینک جستجو، آن در برچسب جستجو اجرا خواهد شد. (در اینجا شما می توانید این جستجو را برای خود ذخیره نمایید.) یا با زدن گزینه ی "قبول" جستجوی اشتراکی را بپذیرید. (یک آیکون برای مشخص کردن انجام بازدید توسط شما نمایش داده می شود.) شما همچنین می توانید جستجوهای پیشنهادی را حذف کنید.

 

زمانی که یک کاربر یک جستجوی پیشنهاد شده را می‌پذیرد، آن جستجو در برچسب جستجو از  IWinDoc با آیکون  نمایش داده می‌شود. کاربری که جستجو را ایجاد کرده است، می‌تواند آنرا اصلاح کند. هرگونه تغییر توسط ایجاد کننده‌ی جستجو فورا در تمام جستجو های کاربرانی که در اشتراک شرکت داشته‌اند ترتیب اثر داده می‌شود.

ارسال پیام ها

شما می‌توانید یک پیام را به کاربران و یا گروهی از کاربران (براساس سمت) ارسال نمایید. به راحتی از منوی ابزار، پیام رسانی، ارسال پیام جدید را انتخاب می‌کنید.

یک منو ظاهر خواهد شد.

با انتخاب کاربران و یا گروهی از کاربران (بر اساس سمت)، شما می توانید یک پیام را ارسال کنید و کاربران انتخابی در پنل پیام رسانی آنها را دریافت می‌کنند.

اعلان پیام جدید    

در انتهای پنل میزکار، توسعه ی پیام رسانی تحت عنوان آیکون های جدید ظاهر می گردد،که به طور مرتب برای کاربر پیام های جدید را مشخص می کند.

 با کلیک به روی آیکون پیام جدید  در پایین صفحه، IWinDoc به طور خودکار نمایش پیام رسانی را باز می کند. در تب پیام های دریافت شده، تمام پیام ها بر اساس کاربرانی که آنها را فرستاده اند، مرتب شده اند.

پیام های دریافتی

در نمایش داشبورد، کاربر پایانی میتواند از پیام های که از دیگر کاربران دریافت میکند، استفاده‌ی مفید داشته باشد. با انتخاب پیام های دریافتی شما قادر خواهید بود تمام جزییات پیام را مشاهده کنید. شما همچنین می توانید پیام های دریافتی را حذف کنید.

 

پیام های ارسالی

هرنوع پیامی که توسط برخی از کاربران ایجاد شده باشد. ( رصد های پیشنهاد شده، جستجوهای پیشنهاد شده، پیام های ارسال شده) می تواند در بخش پیام های ارسالی دیده شود. تمام انواع پیام ها بر اساس فرستنده‌ی آنها در این بخش مرتب شده اند (حتی اگر شامل برخی از سمت ها باشد.) شما همچنین می توانید پیام های ارسالی را حذف کنید.

 

 

خدمات اعلان

خدمات اعلان

در این سیستم در صورتی که یک سند جدید را ایجاد نمایید یا به ویرایش یک سند بپردازید وقصد اعلان این عمل را به دیگر کاربران داشته باشید. آنگاه توسط شما یک رایانامه و همچنین یک پیام سازمانی به کاربران مورد نظر فرستاده می شود که شامل لینک محتوای سند می باشد. این رایانامه با موضوع "نام سند  IWinDoc – NOTIFICATION –" ارسال خواهد شد. کاربر می تواند در حساب ایمیل خود فیلتری با نام "IWinDoc" و یا "IWinDoc –NOTIFICATION" ایجاد نماید که تمام رایانامه های مربوطه به یک پوشه ی واحد هدایت شوند.

 

خدمات رصد

خدمات رصد

در این سیستم  امکان رصد پوشه ها، اسناد برای کاربران محیا شده است تا بتوانند تغییرات مربوط به یک سند و یا پوشه‌ی شامل چندین سند را به طور مرتب دنبال کنند.

رخدادهایی که سبب اعلان وضعیت به کاربران می‌گردد :

·       انصراف (لغو ویرایش) سند

·       بروزرسانی یک فایل (ثبت)

·       کپی سند

·       افزودن  اسناد

·       افزودن یک فراداده به سند (گروه مشخصه)

·       قفل گشایی سند

·       رصد یک سند

·       حذف یک رصد

 

تنظیمات کاربر

تنظیمات کاربر

کاربران می‌توانند رمز عبور خود را از طریق منوی ابزار، تنظیمات کاربر تغییر دهند. تغییرات مورد نظر در آدرس رایانامه و سرویس IMAP می‌تواند اعمال گردد. برای نمایش تنظیمات کاربر، از منوی ابزار، گزینه‌ی "تنظیمات کاربر" را انتخاب ‌کنید.    

 

 

 

 

کمک

کمک

منوی کمک جهت بهبود عملکرد سیستم IWinDoc و رفع مشکلات کاربران این سیستم فراهم شده است.گزینه های موجود در این منو،در زیر نمایش داده شده است.

 

 

 

Microsoft Office Addin

Microsoft Office Addin

 

Addin های مجموعه‌ی آفیس با تمام نسخه‌های مجموعه‌ی آفیس مایکروسافت سازگار می‌باشد.

Outlook Add-in

Outlook Add-in این قابلیت را برای کاربر فراهم می‌سازد تا چندین رایانامه را از حساب خود انتخاب کند و تمام متن و پیوست های رایانامه را به IWinDoc وارد نماید. رایانامه‌های وارد شده بر حسب سال، ماه و روزشان در پوشه هایی در مسیر درختی رایانامه ها ذخیره می‌شوند.

Word Add-in

Word Add-in این قابلیت را برای کاربر فراهم می‌سازد تا اسناد و اطلاعات خود را آپلود کند و به ویرایش فایل های موجود در IWinDoc بپردازد.

زمانی که کاربر فایل جدیدی را در wordAdd-in آپلود می‌کند، مسیر درختی سازمان دهی برای وی باز خواهد شد تا فایل دلخواه را وارد نماید. زمانی که کاربر فایل مورد نظر را باز می‌کند برخی از گزینه های نوار ابزار فعال ویا غیرفعال می‌گردد.

Excel Add-in

ExcelAdd-in این قابلیت را برای کاربر فراهم می سازد تا اسناد واطلاعات خود را از سامانه ی IwinDoc آپلود کند وبه ویرایش آنها بپردازد. زمانی که کاربر فایل جدیدی را در ExcelAdd-in آپلود می‌کند، مسیر درختی سازمان دهی برای وی باز خواهد شد تا فایل دلخواه را وارد نماید. زمانی که کاربر فایل مورد نظر را باز می‌کند برخی از گزینه های نوار ابزار فعال ویا غیرفعال می‌گردد.

PowerPoint Add-in

PowerPoint Add-in این قابلیت را برای کاربر فراهم می سازد تا فایل ها و اطلاعات خود را از سامانه‌ی IwinDoc آپلود کند وبه ویرایش آنها بپردازد. زمانی که کاربر فایل جدیدی را در PowerPoint Add-in آپلود می‌کند، مسیر درختی سازمان دهی برای وی باز خواهد شد تا فایل دلخواه را وارد نماید. زمانی که کاربر فایل مورد نظر را باز می‌کند برخی از گزینه های نوار ابزار فعال ویا غیرفعال می‌گردد.

 

Outlook Add-in

Outlook Add-in

بعد از نصب outlook Add-in یک منوی جدید  به نام IWinDoc در Outlook باز خواهد شد.

 

تنظیمات IWinDoc Add-in

در ابتدا باید گزینه ی تنظیمات را از منوی IWinDoc انتخاب کرده تا مقادیر مورد نیاز برای دستیابی  IWinDoc به کامپیوترتان را تنظیم کنید. اگر ازAdd-in IWinDoc های دیگری که در سیستم نصب شده است، استفاده می کنید دیگر نیاز به انجام این تنظیمات در آنها نیست.

با تنظیم این مقادیر یک پوشه به نام IWinDoc  در پوشه ی MyDocument کاربر ایجاد خواهد شد.این پوشه حاوی دو فایل به نام های iwindoc.xml و document.xml می‌باشد که IWinDoc Add-in از آنها برای ذخیره سازی اطلاعات اسناد درحال ویرایش استفاده می‌کند. لذا از پاک کردن و یا ویرایش این فایل ها بپرهیزید.

وارد کردن رایانامه به IWinDoc

بعد از انجام تنظیمات، کاربرمی تواند رایانامه‌های مورد نظر خود را ازOutlook به  IWinDoc وارد نماید. بعد از انتخاب رایانامه های مورد نظر گزینه ی ورود به IWinDoc را بزنید. در آخر یک پیام مبتنی بر تعداد و پیوست های رایانامه های واردشده نمایش داده می شود.

 

 

Word Add-in

Word Add-in

بعد از نصب  Word Add-inیک منوی جدید  به نام IWinDoc در Word باز خواهد شد.

جزییات عملکرد آیکون های مرتبط:

·          تنظیمات IWinDoc Add-in

·         آپلود فایل جدید

·         ویرایش یک سند IWinDoc

·         بروزرسانی سند

·         لغو بروزرسانی

·          درباره ی IWinDoc

 

تنظیمات IWinDoc Add-in

در ابتدا باید گزینه ی تنظیمات را از منوی IWinDoc انتخاب کرده تا مقادیر مورد نیاز برای دستیابی  IWinDoc به کامپیوترتان را تنظیم کنید. اگر ازAdd-in IWinDoc های دیگری که در سیستم نصب شده است، استفاده می‌کنید دیگر نیاز به انجام این تنظیمات در آنها نیست.

با تنظیم این مقادیر یک پوشه به نام IWinDoc  در پوشه ی MyDocument کاربر ایجاد خواهد شد. این پوشه حاوی دو فایل به نام های iwindoc.xml و document.xml می‌باشد که IWinDoc Add-in  از آنها برای ذخیره سازی اطلاعات اسناد درحال ویرایش استفاده می‌کند. لذا از پاک کردن و یا ویرایش این فایل ها بپرهیزید.

 

آپلود فایل جدید

با کلیک روی گزینه ی  اضافه کردن سند جدید، یک پنجره ی درختی حاوی پوشه های  IWinDoc نمایش داده می شود، با انتخاب پوشه ی مورد نظر می توانید به آپلود فایل بپردازید.

با کلیک روی دکمه ی ارسال، بعد از آپلود سند موردنظر یک پیام اطلاع رسانی نمایش داده می شود.

ویرایش یک سند IWinDoc

با کلیک روی گزینه ی  ویرایش سند، یک هدایتگر پوشه ظاهر خواهد شد. در اینجا شما می توانید پوشه ی مورد نظر رابرای ویرایش سند دلخواه انتخاب کنید.

با باز کردن اسناد مورد نظر در IWinDoc، دو گزینه‌ی  بروزرسانی سند و  لغو بروزرسانی، فعال خواهند شد.

·         بروزرسانی سند ویرایش شده

·         لغو بروزرسانی

 

Excel Add-in

Excel Add-in

بعد از نصب  Word Add-inیک منوی جدید  به نام IWinDoc در Excel باز خواهد شد.

جزییات عملکرد آیکون های مرتبط:

·         تنظیمات IWinDoc Add-in

·         آپلود فایل جدید

·         ویرایش یک سند IWinDoc

·         بروزرسانی سند

·         لغو بروزرسانی

·          درباره ی IWinDoc

 

تنظیمات IWinDoc Add-in

در ابتدا باید گزینه ی تنظیمات را از منوی IWinDoc انتخاب کرده تا مقادیر مورد نیاز برای دستیابی  IWinDoc به کامپیوترتان را تنظیم کنید. اگر ازAdd-in IWinDoc های دیگری که در سیستم نصب شده است، استفاده می کنید دیگر نیاز به انجام این تنظیمات در آنها نیست.

با تنظیم این مقادیر یک پوشه به نام IWinDoc  در پوشه ی MyDocument کاربر ایجاد خواهد شد. این پوشه حاوی دو فایل به نام های iwindoc.xml و document.xml می‌باشد که IWinDoc Add-in  از آنها برای ذخیره سازی اطلاعات اسناد درحال ویرایش استفاده می‌کند. لذا از پاک کردن ویا ویرایش این فایل ها بپرهیزید.

 

آپلود فایل جدید

با کلیک روی گزینه ی  اضافه کردن سند جدید، یک پنجره ی درختی حاوی پوشه های IWinDoc نمایش داده می شود، با انتخاب پوشه ی مورد نظر می توانید به آپلود فایل بپردازید.

با کلیک روی دکمه ی ارسال، بعد از آپلود سند موردنظر یک پیام اطلاع رسانی نمایش داده می شود.

ویرایش یک سند IWinDoc

با کلیک روی گزینه ی  ویرایش سند، یک هدایتگر پوشه ظاهر خواهد شد. در اینجا شما می توانید پوشه ی مورد نظر رابرای ویرایش سند دلخواه انتخاب کنید.

با باز کردن اسناد مورد نظر در IWinDoc، دو گزینه‌ی  بروزرسانی سند و  لغو بروزرسانی، فعال خواهند شد.

·         بروزرسانی سند ویرایش شده

·         لغو بروزرسانی

 

PowerPoint Add-in

PowerPoint Add-in

بعد از نصب  Word Add-inیک منوی جدید  به نام IWinDoc در Excel باز خواهد شد.

جزییات عملکرد آیکون های مرتبط:

·         تنظیمات IWinDoc Add-in

·         آپلود فایل جدید

·         ویرایش یک سند IWinDoc

·         بروزرسانی سند

·         لغو بروزرسانی

·          درباره ی IWinDoc

 

تنظیمات IWinDoc Add-in

در ابتدا باید گزینه ی تنظیمات را از منوی IWinDoc انتخاب کرده تا مقادیر مورد نیاز برای دستیابی  IWinDoc به کامپیوترتان را تنظیم کنید. اگر ازAdd-in IWinDoc های دیگری که در سیستم نصب شده است، استفاده می کنید دیگر نیاز به انجام این تنظیمات در آنها نیست.

با تنظیم این مقادیر یک پوشه به نام IWinDoc  در پوشه ی MyDocument کاربر ایجاد خواهد شد. این پوشه حاوی دو فایل به نام های iwindoc.xml و document.xml می‌باشد که IWinDoc Add-in  از آنها برای ذخیره سازی اطلاعات اسناد درحال ویرایش استفاده می‌کند. لذا از پاک کردن ویا ویرایش این فایل ها بپرهیزید.

 

آپلود فایل جدید

با کلیک روی گزینه ی  اضافه کردن سند جدید، یک پنجره ی درختی حاوی پوشه های IWinDoc نمایش داده می شود، با انتخاب پوشه ی مورد نظر می توانید به آپلود فایل بپردازید.

با کلیک روی دکمه ی ارسال، بعد از آپلود سند موردنظر یک پیام اطلاع رسانی نمایش داده می شود.

ویرایش یک سند IWinDoc

با کلیک روی گزینه ی  ویرایش سند، یک هدایتگر پوشه ظاهر خواهد شد. در اینجا شما می توانید پوشه ی مورد نظر رابرای ویرایش سند دلخواه انتخاب کنید.

با باز کردن اسناد مورد نظر در IWinDoc، دو گزینه‌ی  بروزرسانی سند و  لغو بروزرسانی، فعال خواهند شد.

·         بروزرسانی سند ویرایش شده

·         لغو بروزرسانی

 

ماکرو

ماکرو

در حال توسعه...

 

دانلود با محدودیت

دانلود با محدودیت

 

این توسعه برای مدیرانی که قصد به اشتراک گذاری اسناد با کاربران خارجی را دارند بسیار مناسب است و به آنها این امکان را می دهد تا در دانلود کردن اسناد برای آنها محدودیت قرار دهند. برای ایجاد این امکان کافی است تا یک صفحه ی اختیارات ایجاد نمایید که در آن امکان دانلود اسناد را تیک نزده باشید. حال به کاربرانی که مایلید این امکان را از آنها سلب کنید، این اختیارات را اختصاص دهید. می‌توانید برای اختصاص اختیارات مربوطه به کاربران سمت جدیدی با نام"محدودیت در دانلود" ایجاد نمایید.

 

 

 

حال کاربرانی که دارای این سمت میباشند، دو دکمه ی "دانلود" و "دانلود به صورت PDF" برای آنها حذف خواهد شد.

 

 

 

 

منگنه

منگنه

منگنه تنها دربخش سازمان دهی، نمایش رسته ها و تزاروس امکان پذیر است. شما می‌توانید پوشه ها، رایانامه ها و اسناد را به هم گیره کنید. به علاوه هر سند، پوشه و یا رایانامه میتواند در چندین گروه گیره شده متفاوت قرار بگیرد.

محدودیت ها:

·       تنها کاربرانی که برای آنها اجازه ی دسترسی به این بخش تعریف شده است می توانند گروه های گیره شده ی موجود را حذف، ویرایش و یا اضافه نمایند. دیگر کاربران تنها می توانند به دانلود اسناد گیره شده بپردازند.

·       رایانامه ها نمیتوانند دانلود شوند.

·       اگر برخی از کاربران از دانلود تعدادی از اسناد موجود در گروه گیره شده ای منع شده باشند، آنگاه تنها می‌توانند آن اسناد را ببینند و قادر به دانلود آنها نخواهند بود.

جزییات عملکرد آیکون های مرتبط:

·       stapling شروع منگنه جدید

·       stapling_stop توقف منگنه

·       delete حذف برخی از عناصر در گروه

اضافه کردن گروه گیره شده ی جدید

ابتدا چند پوشه، سند و یا رایانامه را انتخاب کنید. روی  آیکون شروع منگنه جدید کلیک کنید. (در گوشه‌ی سمت چپ، انتهای صفحه، پیام "شروع منگنه" ظاهر می گردد.) حال تعدادی دیگر از اسناد، پوشه ها و یا رایانامه ها را انتخاب کنید و دوباره همان  آیکون را کلیک کنید. هر دوگروه عناصر انتخاب شده به هم گیره خواهند شد. در ادامه می توانید با همین روال تعداد عناصر موجود در گروه گیره شده را افزایش دهید. برای پایان دادن به اتمام منگنه در یک گروه باید  آیکون توقف منگنه را بزنید. (در گوشه‌ی سمت چپ، انتهای صفحه پیام، "در پایان منگنه" ظاهر می گردد.)

اضافه کردن عناصر بیشتر به یک گروه گیره شده

در گروهی که قصد افزایش عناصر آن را دارید دکمه ی افزودن را بزنید. (در گوشه‌ی سمت چپ، انتهای صفحه پیام "در حال شروع منگنه" ظاهر می گردد.) برای افزایش دوباره ی عناصر می توانید از همان  آیکون استفاده نمایید. برای پایان دادن به اتمام منگنه عنصر به یک گروه باید  آیکون منگنه را بزنید. (در گوشه‌ی سمت چپ، انتهای صفحه پیام "پایان منگنه" ظاهر می گردد.)

 

 

 

 

 

 

 

 

نمایش اتوکد

نمایش اتوکد

نمایشگر اتوکد برخی از عملیات پایه مثل بزرگنمایی، کوچک نمایی، چرخش، نمایش و محو لایه ها و پرینت را برای کاربر فراهم می آورد.روی برچسب پیش نمایش از پنل مشخصات کلیک کنید تا نوار ابزار مربوطه را ببینید.

نوار ابزار

 

 پرینت گرفتن

 بزرگ نمایی

 کوچک نمایی

 بزرگ نمایی/کوچگ نمایی

 جابجایی

 چرخش

 خانه

 برگشت به عقب

 برگشت به جلو

 چرخش 90 درجه به چپ

 چرخش 90 درجه به راست

 ثابت کردن عکس

 

 

 

نمایش پیش فرض DXF

 

نمایش با بزرگ نمایی

 

 

 

 

نمایش با چرخش

 

نمایش با پنهان سازی لایه ها

مهر

مهر

مهر کردن تنها در بخش سازمان دهی برای اسنادی که در قالب PDF هستند و یا این قابلیت را دارند که به PDF تبدیل شوند، لحاظ شده است.

محدودیت ها:

·       تنها برای اسناد PDF و یا اسنادی که قابلیت تبدیل به PDF را دارند، کار می‌کند.

·       یک امتیاز و برتری به پوشه می دهد.

·       تنها در نمایش سازمان دهی قابل اعمال است.

جزییات عملکردها بر اساس آیکون‌ها

·        شروع مهرکردن یک سند

مهر کردن یک سند

ابتدا یک سند (که در قالب PDF است و یا این قابلیت را دارد که به PDF تبدیل شود) را، در نمایش سازمان دهی انتخاب کنید، سپس  آیکون مهر جدید را بزنید. یک منوی پاپ آپ ظاهر خواهد شد.

در نمایش مدیریت به هرکاربر می تواند چندین مهر اطلاق شود. هر کاربر می تواند یکی از مهرها را انتخاب کند و اجرا نماید. بعد از مدتی یک فایل PDF  جدید ایجاد خواهد شد. (یا یک نسخه ی جدید از فایل PDF، زمانی که فایل مهر شده PDF باشد.)

 

مدیریت مهر

در پنل مدیریت، مهرها می توانند مدیریت شوند. شما می‌توانید متن و یا عکسی را به عنوان مهر قرار دهید.

شما می‌توانید مهرهای جدید را اضافه و یا ویرایش نمایید.

دربخش مهر عکسی شما می‌توانید عکس مربوطه را ببینید.

این عکس می‌تواند اضافه و یا ویرایش گردد.

با استفاده از  آیکون می‌توانید یک فایل تست ایجاد نمایید.

 

 

امضای دیجیتال

امضای دیجیتال

درحال توسعه...

 

رمزگذاری سند

رمزگذاری سند

در حال توسعه...

 

 

تماس ها

تماس ها

این تب به شما این امکان را می‌دهد، تا تماس هایی را به سند، پوشه و یا رایانامه‌ها اضافه کنید. دو گزینه برای این عمل موجود است. مدیریت تماس ها از طریق منوی ابزار و یا تماس ها اطلاق شده به یک سند، پوشه و یا رایانامه در سربرگ مشخصات سند.

محدودیت ها

·       برای اضافه کردن یک مخاطب به سند، پوشه و یا رایانامه، شما نیازمند اجازه ی دسترسی به این گزینه هستید.

·       برای حذف یک مخاطب از سند، پوشه و یا رایانامه، شما نیازمند اجازه ی دسترسی به این گزینه هستید.

توصیف آیکون های مختلف

·        مدیریت تماس ها

·        اضافه کردن مخاطب

·        ویرایش مخاطبذ

·        حذف مخاطب

مدیریت تماس ها

به منوی ابزار رفته و ازگزینه‌ی تماسها را، مدیریت تماسها را کلیک کنید.

یک منو ظاهر خواهد شد.

 

با دبل کلیک روی یک تماس و یا زدن  آیکون ویرایش، صفحه ی مخاطب مورد نظر باز میشود.

با انتخاب گزینه ی قبول، رکورد های مخاطب بروزرسانی خواهد شد. برای انصراف از بروزرسانی، دکمه‌ی انصراف را بزنید. اگر قصد ایجاد تماس جدید را دارید روی گزینه‌ی افزودن تماس کلیک کنید، یک تماس جدید با فیلدهای خالی ایجاد می‌شود. پر کردن فیلد نام تماس ضروری است.

با زدن گزینه‌ی افزودن، تماس ذخیره خواهد شد. برای انصراف از ایجاد مخاطب نیز می‌توانید از دکمه ی انصراف استفاده نمایید.

برای حذف یک مخاطب روی  آیکون حذف کلیک کنید، یک منوی پاپ آپ برای تایید ظاهر می گردد که با زدن گزینه ی قبول، مخاطب مورد نظر حذف خواهد شد.

مدیریت تماس  از پنل مشخصه ها

در نمایش یک سند، پوشه و یا رایانامه می‌توان تماس ها را مدیریت کرد. اطلاق تماس به چندین سند، پوشه و یا رایانامه، حذف و یا بروزرسانی تماس ها، برای همه ی این عمل ها اجازه ی دسترسی لازم است.

برای اضافه کردن تماس جدید، گزینه ی افزودن تماس را بزنید. یک منو ظاهر خواهد شد.

از لیست سمت چپ، می توانید تماس ها مورد نظر را برای اطلاق به سند، پوشه و یا رایانامه با زدن آیکون  انتخاب کنید.

با دبل کلیک روی تماس و یا زدن آیکون  ویرایش تماس، می‌توانید رکورد های مخاطب را ویرایش کنید. (برای این کار سطح دسترسی به کاربر لازم است.)

با کلیک بروی آیکون  حذف لینک تماس ایجاد شده به سند، پوشه و یا رایانامه حذف خواهد شد. یک منوی پاپ آپ برای تایید ظاهر می گردد، با زدن دکمه ی قبول، لینک تماس حذف می گردد. با حذف تماس از سند، پوشه و یا رایانامه، تنها لینک ارتباطی تماس و عناصر حذف خواهد شد و تماس به طور واقعی حذف نمی‌شود.

تب گزارش فعالیت

تب گزارش فعالیت

 

این تب به شما امکان دیدن تمام گزارش های مربوط به سند، پوشه و یا رایانامه را می‌دهد. شما می‌توانید گزارش های فیلترشده ویا کلی را برای پوشه، سند و یا رایانامه های انتخاب شده ببینید.

هماهنگ سازی تماس ها گوگل

هماهنگ سازی تماس ها گوگل

 

در این بخش، شما می توانید گروه های تماس های خود را در گوگل با IWinDoc مطابقت دهید. به علاوه وارد کردن تماس های جدید و یا بروزرسانی اطلاعات تماس های که قبلا وارد شده اند، در این بخش منظور شده است.

هماهنگ سازی

به منوی ابزار بروید. از منوی تماس ها، هماهنگ سازی را انتخاب کنید. منوی هماهنگ سازی تماس ها گوگل ظاهر خواهد شد. نام کاربری و کلمه عبور خود را وارد کنید و سپس دکمه‌ی ورود به سیستم را بزنید.

 

اگر شما فیلدهای سفارشی در تماس ها گوگل خود تعریف کرده باشید، می توانید آنها را به IWinDoc نگاشت کنید. (این کار را با افزودن نگاشت انجام دهید.)

فیلدهای سفارشی را در صورت تعریف، تعیین نمایید.گروه تماس های انتخاب شده را لیست کنید.

اگر نگاشت به درستی انجام شده باشد، می توانید تماس ها خود را با IWinDoc مطابقت دهید. درصورتی که این تماس ها از قبل در IWinDoc موجود باشد، در صورت مطابقت، تمام آنها با مقدارهای موجود در گوگل بروزرسانی می شوند. در غیر این صورت تمام تماس ها به IWinDoc اضافه می شوند. بعد از اتمام هماهنگ سازی، پیامی حاوی انجام موفقیت آمیز هماهنگ سازی ظاهر می‌گردد.

 

 

         

 

 

Zoho

Zoho

در حال توسعه...

 

Google docs

Google docs

در حال توسعه...

 

انقضای سند

انقضای سند

انقضای سند، یک سیستم اعلان و آگاه سازی است که برای هشدار انقضای سند در آینده‌ی نزدیک و یا اسناد منقضی شده به کار گرفته می‌شود. پیام های اعلان  به کار برده شده توسط مدیر می‌توانند پارامترهای متفاوتی را داشته باشند. انقضای سند براساس فراداده، ویژگی‌های عملیات دوره‌ای و ویژگی های گزارش هاست.

مشخصه ها

در تنظیمات مشخصه ها، می توان چندین پارامتر تعریف کرد، به طور مثال روزهای باقی مانده به انقضای سند و یا متن پیام رایانامه.

 

فراداده

انقضای سند دارای این تعریف فراداده می‌باشد.

 

فیلد حالت انقضای سند از فراداده دارای سه مقدار است:

·       اعلان

·       موجود

·       منقضی شده

مقدار اعلان، با توجه به زمان انقضای سند، یک رایانامه حاوی تاریخ انقضای سند به کاربر می فرستد.

مقدار موجود در فیلد حالت، مشخص می‌کند که سند موجود است یا خیر.

مقدار منقضی شده در فیلد حالت، مشخص می‌کند که سند منقضی شده است یا خیر. هر حالت در این فراداده می‌تواند چندین گروه اعلان داشته باشد و هر گروه اعلان می‌تواند دارای یک یا چند کاربر باشد. اطلاق کاربران به یک گروه اعلان توسط مدیر صورت می‌گیرد.

عملیات دوره ای

سه وظیفه در این بخش موجود است.

·       عملیات دوره ای InitialNotificationation.jar وظیفه ی است که برای ارسال اعلان به گروه کاربران لینک شده با اعلان انتخاب چند گزینه ای استفاده می شود.

·       عملیات دوره ای AlertExpirationNotificationation.jar وظیفه ی است که برای ارسال اعلان به گروه کاربران لینک شده با اعلان انتخاب چند گزینه ای نزدیک به انقضا استفاده می شود.

·       عملیات دوره ای ExpirationNotificationation.jar وظیفه ی است که برای ارسال اعلان به گروه کاربران لینک شده با اعلان انتخاب چند گزینه ای انقضا استفاده می شود.

گزارش ها

سه نوع گزارش  اسناد موجود، اسناد در حال انقضا و اسناد منقضی موجود است.

نمایش گزارش های مدیریت

 

نمایش منوی گزارش گیری

 

 

 

ویرایش مستقیم

ویرایش مستقیم

با توسعه ی این امکان، عمل ویرایش سند خیلی راحت تر انجام می پذیرید.

 

با فعال سازی ویرایش مسستقیم در سیستم IWinDoc  ، گزینه های ویرایش، بروزرسانی ، انصراف به شکل جدیدی عمل خواهند کرد.

با زدن دکمه ی ویرایش سند، سیستم سند مربوطه را با ابزار پیش فرض سازگار با نوع سند باز می کند و بعد از انجام تغییرات لازم، با ذخیره کردن سند، سند به طور اتوماتیک ویرایش می شود.

بعد از انجام این مرحله، ویرایش سند مربوطه مستلزم بروزرسانی می باشد.

با زدن دکمه ی بروزرسانی، پیام زیر برای کاربر نمایش داده می شود تا در صورت نیاز به کاربران دیگر این ویرایش را اطلاع دهد.

 

ادغام فایل ها

ادغام فایل ها

در حال توسعه...

 

نرم افزار هماهنگ ساز

اگر قصد دارید فایلهای خارج از سیستم  IWinDoc را با سرور هماهنگ سازید، یعنی تمام تغییرات اعمال شده در فایلهای خارج از سرور، عینا در سرور اعمال گردد، میتوانید از نرم افزار IWinDesktopSynch برای این منظور استفاده کنید.

با اجرای نرم افزار هماهنگ ساز  آیکون نرم افزار در taskbar سیستم شما نمایان خواهد شد.

 

کنفرانس

کنفرانس

کنفرانس یک نرم افزار رایگان مبتنی بر مرورگر است که به کاربر امکان ایجاد کنفرانس هایی را در اینترنت می‌دهد. شما می توانید از وبکم و یا میکروفون استفاده کنید. همچنین اسناد را در یک تخته سفید به اشتراک بگذارید و یا صفحه‌ی میزکار و یا جلسات ضبط شده را با دیگر کاربران یکجا ببینید.

در پنل های فضای کار، تب کنفرانس برای دسترسی به این امکان فراهم شده است.

در این تب دو بخش موجود است که سمت چپ شامل فرمی برای ایجاد اتاق جدید می‌باشد و دیگری که اتاق های موجود را نشان می‌دهد.

 

ایجاد اتاق گفت وگوی جدید

چهار نوع اتاق گفت وگو وجود دارد:

·       کنفرانس های عمومی

·       کنفرانس های خصوصی

·       اتاقهای محدود شده

·       اتاقهای مصاحبه

هر اتاق گفت وگو می تواند دارای ویژگی هایی از قبیل نام، تعداد اعضا، قرار ملاقات، اجازه ی ضبط، اتاق گفت وگو تنها باصدا و دیگر ویژگی ها باشد. به سادگی می‌توان فرم مربوطه را پر کرد و دکمه ی اضافه کردن را زد.

 

بعد از ایجاد، اتاق های گفت وگو بروزرسانی خواهند شد.

 

دعوت از کاربران

 تنها در اتاق گفت وگو ای که توسط کاربر ایجاد شده می توان از دیگر کاربران برای عضویت دعوت کرد. با کلیک به روی آیکون  کاربر منوی دعوت از کاربران نمایش داده خواهد شد.

 

فیلد های مورد نظر را پر کنید و دکمه ی ارسال را بزنید.کاربران انتخاب شده رایانامه ای از طرف شما دریافت خواهند کرد.

 

ورود به اتاق گفت وگو

با کلیک به روی لینک فرستاده شده برای شما، می توانید وارد اتاق شوید.

 

 

حذف اتاق گفت وگو

به آسانی روی آیکون  حذف کلیک کنید تا اتاق گفت وگوی مربوطه حذف شود.

توصیف آیکونهای کنفرانس

 

·         اشتراک گذاری صفحه

·       اشتراک گذاری صدا/ ویدئو

·       ترسیم در وایت برد

·       کنترل از راه دور صفحه در حال اشتراک

·       میکروفن

·       مجوز مدیریت

·       نوسازی

·       حذف

·       یافتن پوشه

·       خروج

·       کاربران

·       گپ شخصی

 

 

نوار ابزار وایت برد

 

 

 

 

کنفرانس های عمومی

کنفرانس های عمومی شامل چهار اتاق کنفرانس با دسترسی های خاص است که برای تمامی کاربران فعال میباشد و تمام امکانات مربوط به آن اتاق برای همه ی کاربران فعال است.

 

کنفرانس های خصوصی

در کنفرانس های شخصی کاربری که ایجاد کننده ی اتاق است، مدیر اتاق می شود و بعد از دعوت از کاربران دیگر، می تواند با آنها در ارتباط باشد.

تمام دسترسی های این کنفرانس در اختیار مدیر می باشد و کاربران وارد شده به اتاق بعد از تایید مدیر برای هر یک از دسترسی ها، می توانند از امکانات اتاق استفاده نمایند.

اتاقهای محدود شده

در اتاقهای محدود شده کاربری که ایجاد کننده ی اتاق است، مدیر اتاق می شود و بعد از دعوت از کاربران دیگر می تواند با آنها در ارتباط باشد.

تمام دسترسی های این کنفرانس در اختیار مدیر می باشد و کاربران وارد شده به اتاق بعد از تایید مدیر برای هر یک از دسترسی ها می توانند از امکانات اتاق استفاده نمایند.کاربران به سه دسته ی مدیر، با مجوز دسترسی به وایت برد و کاربر تقسیم می شوند.

 

اتاقهای مصاحبه

 در اتاقهای مصاحبه کاربری که ایجاد کننده ی اتاق است، مدیر اتاق می شود و بعد از  دعوت از کاربران دیگر می تواند با آنها در ارتباط باشد.

در این نوع از کنفرانس در صورت اجازه مدیر، کاربران تنها می توانند از ویدئو استفاده کنند. همچنین مدیر می تواند مصاحبه را ضبط کرده و تصمیم بگیرد که در زمان جاری ویدئو برای چه کاربری فعال باشد.